スキャンすればお部屋すっきり、いつでも見返せる！

雑誌やチラシ、子どものプリントなど、日々増えていく家庭の紙モノ。必要な情報をサッと取り出せるように効率よく整理するコツをデジタルオーガナイザーのミリーさんに伺った

紙の情報はすべてEvernoteで一元管理

働くお母さんは忙しい。ミリーさんは、プログラミングの仕事で培ったデジタルの知識を活かし、家事や育児を効率化するブログ『オシエテミリー』を開設。同世代のワーキングマザーに向けて、暮らしに役立つパソコン、スマホ、Evernoteの使いこなし術を発信している。

ミリーさんがこうした活動を始めたのは、2013年にライフオーガナイザーを取得したのがきっかけだ。

「二世帯住宅で一緒に夫の両親が住んでおり、とても荷物が多かったのです。うまく片付ける方法を探していて、ライフオーガナイザーの講座に申し込みました」

ライフオーガナイザーの勉強を通じて整理収納アドバイザーの小西紗代さんと出会い、Evernoteの便利さを知って使い始めるようになった。

ミリーさんのブログのコンテンツは、パソコンやスマホの便利機能、ブログ開設、Evernote、メルカリの活用、暮らしまわりなど多岐にわたるが、なかでも最も読まれている記事が『紙のお片付け』だそう。

学校や塾の配布物は、子どもが自分でスキャン。塾の月間予定表を取り込んでおくと、自習室の空き時間をいつでもチェックできて便利。

亡くなった家族の斎日年表や年末調整書類の控えなど大切な書類もデータ化してEvernoteに。法事の日程や過去の収入を確認しやすい。

ミリーさんが結婚した時にお母様が書いてくれたレシピ集。キッチンでiPad miniで見られるようにEvernoteに取り込んでいる。手書きなので、正しく検索できるようにタイトルも付けて整理しているそうだ。

レシピを見る時はiPad miniで。クックパッドのレシピもEvernoteに入れている。

なんとなく捨てられない紙モノを電子化して処分

ミリーさんは、野口悠紀雄氏が提唱する『押し出しファイリング』という整理法で書類を収納している。押し出しファイリングとは、書類の日付と内容を書いたA4封筒に入れて時系列で棚に並べていく整理術で、一度取り出した封筒は手前に戻す、というもの。キッチンにある扉付き収納ボックスの1マスには押し出しファイリング方式の封筒が整然と並んでいる。

「凝ったデザインの映画のパンフレットなど残しておきたい紙モノや、保管の必要な契約書などは、この方法で収納しています。以前はもっといっぱいあったのですが、ScanSnapで電子化して、一気に処分しました」

小学校の1、2年生で通っていた台湾の日本人学校の日誌

古い紙焼きの写真など、保管していても見返すことのないものを電子化

洋服のタグも捨てる前にスキャン

レシートは家計簿アプリ『Zaim』で管理している

それまでは、家電の取扱説明書や通知のはがき類、セミナーや講座の資料、雑誌の切り抜き、洋服のタグなど、なんとなく捨てられない紙モノをたくさんファイリングしていたそうだ。今はこうした紙の書類をスキャンしてEvernoteに整理し、どんどん処分するようになった。

以前は、iX100を使っていたが、複数の書類をまとめて取り込めないので、スマホの写真で済ませることも多かったという。今年の3月にiX1500を購入。キッチンに設置して、いつでもスキャンできるようにしている。

ブログの読者は紙のお片付けに困っている人が多いそうだ。ミリーさんは、休日を利用して自宅や近所のカフェでEvernoteを使って書類をデジタル化して整理する方法の講座を開いている。

「情報を整理するためだけなら、スマホで写真を撮って取り込むだけでもいいけれど、ScanSnapでスキャンすれば綺麗に残せるので、思い切って原本を捨てられます。講座に参加される方にも購入を勧めています」

2019年の3月にScanSnap iX1500を購入し、なかなか捨てられなかった紙モノを電子化して処分した。ダイニングキッチンの収納棚に設置し、子どもが家に帰ってきたら、学校や塾のプリントをスキャンできるようにしている。書類をセットして、ボタンを選ぶだけなので簡単だ。

スマホはiPhone SEを使用。ASUS ZenbookとiPad miniも使用しており、普段はScanSnapと同じキッチンの収納棚にしまっている。パソコンはブログ記事の投稿やEvernote講座の資料作りなどに使っている。

実際、ミリーさんのご自宅はどこを見てもスッキリと綺麗に片付いている。押し出しファイリングの棚の下段にはiX1500やパソコンが収納され、すべての扉を閉めると白い壁のようになる。

単に見た目が片付いていればいいというわけではなく、見たい時にすぐに見られることが大事だ。大事なものを奥深くにしまっていると、取り出すのに時間がかかる。捨てるものだけでなく、残しておくものも含めて、デジタル化するようにしているそうだ。

学校や塾からのお知らせはお子さんが自分でスキャン

家族で共用しやすいのもiX1500の特徴だ。ミリーさんは、中学3年生のお子さんと、学校や塾のお知らせの情報共有にも活用している。フルタイムで働いていると、会社から帰宅するのは夜7時過ぎだ。お子さんも塾や部活で帰りが遅く、帰宅後は食事や入浴、勉強などあわただしい。保護者向けの書類を受け取るのが翌日になることもままある。

「子どもとのやりとりには『学校』と『塾』のボタンをつくり、家に帰ったら、もらってきたお便りを自分でスキャンさせています。すると私のスマホに通知が届き、会社ですぐにEvernoteで見ることができます」

お子さんが中3で高校受験を控えており、三者面談の日程といった学校や塾とのやり取りが多いそうだ。会社にいる時間に連絡があれば、休暇申請を出すなどスケジュールを調整しやすい。また、台風などで翌日が休校かどうかは、家に帰る前に知りたい。

「お母さんたちは皆さん工夫されていて、学校のお知らせをスマホで撮影して、LINEで送ってもらっている方も多いですね。でもLINEだと流れていってしまうので、数週間前に届いた保護者会のお知らせや月間予定表などは、探すのに苦労してしまいます」

ミリーさんはLINEで届いた画像もEvernoteに入れておくようにアドバイスしている。スマホにダウンロードしてアルバムに保存したとしても埋もれていってしまうので、1枚の画像を探し出すのは大変だ。

ミリーさんのEvernoteノートブック。ScanSnapの『塾』と『学校』のプロファイルで取り込んだデータは、それぞれ『学校プリント』『塾のプリントとか』のノートブックに保存される。スキャンするとスマホに通知が届き、外出先でもチェックできる。

「受け取ったらすぐにスケジュール帳に書くようにしていても、日付や時間を写し間違えていることもありますよね。それに、持ち物や集合場所までは細かくメモしていないので、いつでも見返せるようにしておくことは大事です」

細かくノートブックに分けて整理する時間がなくても、とりあえずEvernoteに入れておけば、検索で見つけられる。カレンダーやメモなど複数のアプリを使い分けるよりも効率がいい。

子ども側にしてみれば、忙しそうな親に先生からのお知らせを渡すタイミングを図るのは難しい。LINEで送るにしても、スマホカメラで書類の文字が読めるようにきれいに撮影して送るのは手間がかかる。配布物が多かった時は何枚も撮影して送るのは面倒だし、それぞれがなんの書類なのか伝えておかないと、あとで何か言われそうだ。iX1500なら、書類をセットしてボタンを押すだけ。OCRで自動的にタイトルが付けられるので、書類の説明をしなくても済む。それに、まだスマホを持たせていない小さな子どもでも簡単に使えるのは大きな利点だ。

先生から保護者へ直接メールが届くような仕組みになればいいのだろうが、いまのところは、子どもを介した紙のやりとりが基本だ。限られた貴重な家族との時間を事務的なプリントの処理に使うのはもったいない。情報共有をScanSnapで効率化すれば、家族とのコミュニケーションがもっと充実できるかもしれない。

>>Milly's Setting【生活の書類をスキャン】押し出しファイリング×Evernoteで紙情報をスッキリ整理

多忙なワーキングマザーにとって、整理整頓や情報を探す時間は大きなコストだ。いかに手間を少なくして、モノを片付け、すぐに取り出せるようにするかがポイント。ミリーさんの場合、紙の情報をダイニングキッチンの一角にある大きな収納棚に集約している。保存の必要な書類は、押し出しファイリングで整理し、レシートやポストに届いたハガキなどは、帰宅後すぐにScanSnapでEvernoteに取り込む。収納棚は生活の導線にあるので、家族も使いやすい。

家では目を通す時間がなくても、とりあえずEvernoteに入れておけば、時間のある時にパソコンやスマホで読むことができる。プロファイルには、スマホでパッと見たい書類を、あえてPDFではなくJPEG画像で取り込むなど、時間を有効に使うための工夫がいっぱいだ。

組み立て式の収納ボックス。棚ごとにきちんと分類されており、必要なものをサッと取り出せて機能的だ。iX1500を設置している棚には照度センサー付きの照明を設置し、背板を切り欠いて電源コードを通している。

学校と塾のプリントは帰宅した子どもがすぐにスキャン。
『学校』と『塾』のプロファイルを作り、子どもが自分でスキャンできるようにしている。スキャンするとEvernoteの各ノートブックに自動的に分類される。急いで返事をしなくてはいけないお知らせは会社で見られると効果的だ。過去のプリントもすぐに探せるので、イベントの持ち物や月間予定表の確認に便利。