導入事例

これまで同社では継続的な業務改善を推進してきたものの、部署ごとの個別改善にとどまっていた。業務全体を俯瞰的に管理・統括する立場にある荒関氏は「現場が抱える課題の本質を十分に把握しきれていない」と感じていた。

荒関氏は当時の状況を次のように振り返る。「アナログな業務プロセスや属人化、情報共有のしづらさなど、漠然とした課題意識はありました。しかし、それらの事象が本当に解決すべき課題なのか、また、その課題を引き起こしている根本原因がどこにあるのかを、組織として正しく把握できていないのではないかと考えました」。

例えば、情報の共有体制だ。同社では長年の習慣から紙ベースの業務が多く、重要な契約書も原本は本部のキャビネットなどに保管されていた。現場の担当者がコピーを持っていても「これが本当に最新版なのか」という不安が常にあり、確証を得るためにわざわざ原本を確認しに行くといった非効率な作業が常態化していたという。

特に同社の不動産賃貸管理業務においては、テナントの賃料計算や契約書締結といった「絶対にミスが許されない正確性」が求められる。荒関氏はこうした業務特性を踏まえ、効率化にとどまらず、プロセスの刷新によって業務のプレッシャー自体を緩和したいと考えていた。心理的安全性と生産性を両立した「働きやすい職場環境」を構築すること。それが、同社が目指す業務改善の姿だった。

こうして2025年12月に荒関氏を責任者とするプロジェクトが発足した。

プロジェクトは3つのフェーズに分けて実施された。まず着手したのが「業務可視化フェーズ」だ。役職を問わず全社員18名を対象に、業務の棚卸しを実施した。「どの業務で、どの作業を、どれだけ行っているか」を洗い出して各自で記入し、集計した内容を元に上長が業務状況の把握と分析を行った。

続く「業務プロセスの診断フェーズ」では、検討すべき業務課題を「出店契約業務」と「出店者賃料計算業務」の2つに絞り込み、業務フローに落とし込んで分析した。

そして最終の「プロセス最適化支援フェーズ」では、対象の業務について、現状の進め方を前提とせず、あるべき業務プロセスと最適化した案をPFUと議論を重ねながら策定した。

プロジェクトが終了したのは2026年3月。標準のスケジュールでは約6か月かかる内容を4か月で完了した。

「短期間で膨大な作業が求められるプロジェクトでしたが、PFUの経験やノウハウに基づくアドバイスが非常に助けになりました」と荒関氏は語る。

今後は、「プロセスRe:Design」で描かれたあるべき業務プロセスの姿を土台として、具体的なITツール導入の検討に入る予定だ。PFUから提案されたローコードツールの活用、スキャナーを利用したドキュメント管理のペーパーレス化、既存ツールのさらなる活用など、現状の運用体制や現場環境に寄り添った施策の実行を目指している。

荒関氏は「いきなりITツールを導入するのではなく、まずは業務をきちんと可視化し、しっかりと把握することが、すべての土台になると改めて認識しました」と語る。同社は「プロセスRe:Design」によって得られた貴重な気づきを原動力に、強固で効率的な業務基盤の構築へ向けて、歩みを進めていく。