個人事業主やフリーランスにとって、領収書の保管は「毎年の確定申告」だけでなく、「いざという時の証明書類」としても非常に重要です。

しかも保存期間は最長10年。正しく、かつラクに保管するには「自分に合った領収書ファイルの選び方」がカギになります。

この記事では、ファイルの形式ごとの保存方法と、メリット・デメリットをご紹介します。

また紙の領収書を保存する際の注意点と、便利なスキャナーの併用方法も説明しているので、参考にしてください。

1. ファイル種類別 領収書の整理方法

まずは、自分にはどんな保管方法があっているのか確認していきましょう。

1-1. クリアファイル（A4・ポケット付き） 

よくなじみのある、フィルムポケットのついたクリアファイルです。

おすすめは、無印良品の「ポリプロピレンソフトフィルムクリアホルダー」です。

商品詳細

• 商品名：ポリプロピレンソフトフィルムクリアホルダー
• 価格：550円（税込）
• 外寸：約縦310×横264×背幅24mm
• 適合サイズ：A4
• ポケット数：40ポケット
• メーカー：無印良品

商品について詳細はこちら（無印良品ネットストア www.muji.net）

保存方法

管理方法は2通り。

• 1か月分の領収書をまとめて収納
  1枚のフィルムポケットに、1か月分の領収書をまとめて入れます。
  ポケット数の多いファイルを選べば、1年分を1冊のクリアファイルで管理できます。
  
  
• 勘定科目別に領収書をわけて収納
  インデックスシールで「交通費」のように勘定科目別のラベルを作成し、記憶の新しいうちにレシートを分類してまとめておきます。
  あとから仕分けをする必要がなくなるため、経費精算作業をスムーズに進められます。

こんな人におすすめ

まずは領収書の保管に慣れたい、といった個人事業主やフリーランスにおすすめです。
領収書が手元に来たら、すぐにファイルに入れる癖をつけるといいでしょう。

メリット

• 安価で手軽に始められる
  100円ショップや無印良品で購入できるので、今日から始められる点がポイントです。
  
  
• 棚や引き出しに収納しやすい
  ある程度省スペースで保存でき、背表紙がしっかりあるため、「○年○月」と書いておけば収納した状態でも、どこに何年のファイルがあるかすぐにわかります。

デメリット

• 領収書が増えると分厚くなりがち
  1つのファイルポケットに何枚も領収書を入れるので、領収書の量が多ければ多いほどファイル自体が分厚くなってしまいます。
  そうなるとファイルポケットの口が広がり、ファイルを落とした表紙に中身の領収書が出てしまう場合もあるので、扱いには注意が必要です。

1-2. ドキュメントフォルダー（蛇腹式）

書類整理ときくと、このドキュメントフォルダーを思い浮かべる方も多いのでは？

おすすめはキングジムの「サクッと整理！ドキュメントファイル（フタ付タイプ）」です。

商品詳細

• 商品名：サクッと整理！ドキュメントファイル（フタ付タイプ）
• 価格：1,980円（税込）
• 外寸：高さ 260×横330×背幅40～最大225mm
• ポケット数：13ポケット
• 最大収納枚数：A4コピー用紙約450枚
• メーカー：キングジム

保存方法

仕切りがついたドキュメントフォルダーを使用して、1か月ごとに分けて収納します。
仕切りに「○年○月」とラベルを貼ると蛇腹になった各ファイルの上から確認出来て便利です。

こんな人におすすめ

領収書の量が増えてきた個人事業主やフリーランスにおすすめの方法です。
保管自体には慣れてきている頃だと思うので、ラベルや仕切りも取り入れて分かりやすい保管方法を見つけるといいでしょう。

文房具店でも取り扱いがあるため、サイズやファイル数を確認して、ご自身にあったドキュメントフォルダーを探してみてください。

メリット

• 領収書の量が多くても整理しやすい
  蛇腹式のフォルダーはひもやゴムで四隅を止められるので、たくさんの領収書を入れても大丈夫。タイプによっては、各ファイル部分に閉じ口があるので、ファイルからの落下もなく安心です。
  
  
• 持ち運びしやすい
  とくにフタがあるタイプは持ち運びしやすく、コワーキングスペースで開催される「確定申告もくもく会」にレシートを持ち込んで仲間と確定申告を終わらせたり、スキャナー設置のコワーキングスペースへ行って確定申告の準備をする際に便利です。

スキャナー設置のコワーキングスペースで確定申告準備作業を！

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お近くの設置施設またはレンタルにて、ScanSnapの使い心地をぜひ実感ください。

デメリット

• 整理・分類が雑になりがち
  とくにこのタイプは、まとめて入れられるのが便利な反面、「とりあえず突っこんでおいて、後で整理しよう」で終わりがちというデメリットも。
  「結局ただ溜め込んでしまった...」とならないように、定期的に整理日を設けましょう。

1-3. リングファイル＋クリアポケット

管理したいページ数が増えても柔軟に対応できるのが、リングファイルとクリアポケットを組み合わせた管理です。

リングファイルは、とじ枚数を３タイプから選べるコクヨの「リングファイルNEOS」シリーズがオススメです。

商品詳細

• 商品名：リングファイル〈NEOS〉
• 価格：660円（税抜）
• 外寸：高さ307×幅264×背幅33mm
• 適合サイズ：A4
• 収納枚数：220枚
• メーカー：コクヨ

保存方法

リングファイルにクリアポケットのリフィルを12枚（1年分）追加してカスタマイズする方法です。1ヶ月ごとにクリアポケットに収納できる点がおすすめのポイント。

似たタイプのファイルにバインダー式ファイルもあるので、チェックしてみてください。

こんな人におすすめ

領収書以外の書類管理にも慣れてきた個人事業主・フリーランスにおすすめです。
領収書も、それ以外の請求書等もまとめて管理でき、あとから管理したい書類が増えてもポケット数を増やしていけるので安心です。

メリット

• 数年分をまとめて管理できる
  リングファイルは枚数を増やしていけるため、数年分の領収書もまとめて管理できます。
• 領収書以外の書類も一緒に整理しやすい
  たとえば、以下のような書類を同じファイルに整理しておくことで、経費の詳細が分かり便利です。
  - インボイス対応の請求書
  - 契約書
  - 注文書
  - 納品書
  - 支払い証明書（振込控え・クレジットカード明細）
  など

デメリット

• かさばるため保管場所が必要
  このファイリング方法もページやファイルの枚数を増やせる分、かさばってしまいます。
  厚みが出ることを計算して、棚や引き出しを確保しておくとよいでしょう。

2. ファイリングのコツ

ここからは、ファイルに入れる際の保管の際のコツをお伝えします。

2-1. 日付順に並べる

もっとも取り入れて欲しいコツは、領収書を日付順に並べて保管すること。
日付ごとにクリップで止めたり、収納に使うファイルよりさらに小さいポケットファイルに入れるのもおすすめです。

2-2. 内容ごとに分ける

領収書には様々な種類がありますよね。経費で購入した物品なのか、交通費なのか、宿泊費なのか、これらを一目でわかるように分類しておくといいでしょう。

筆者のおすすめは、用途ごとに色を決め領収書に丸いカラーシールを張ること。物品は赤、交通費は黄、宿泊費は青...とルールに沿って色分けしておけば、領収書の内容を読まなくても、なにの領収書かわかるのでとても便利ですよ。

2-3. 管理シートを作る

各月ごとに管理シートを用意して、日付や予定と一緒に、領収書の内訳や枚数を記載しておけば、毎回中身の領収書を確認する手間が省けます。

管理シートに記入するタイミングで領収書をチェックするので、紛失も防げて安心です。

2-4. 廃棄予定日を記入する

しっかりと領収書を保存していて起こりがちなのが、保存期間を過ぎているのに保管を続けてしまうことです。
これでは収納スペースが無駄になってしまうので、ファイルの目立つ場所に「〇年〇月」と書く他に、廃棄予定日も「〇年」と記入しておきましょう。

保存期間が何年になるか、申告方法ごとにまとめましたので参考にしてください。

①青色申告の場合：7年間の保存が必要

青色申告（複式帳簿） を利用している個人事業主の場合、7年間の保存義務があります。

たとえば2024年の領収書は申告期限が2025年3月15日、保存期間が2032年3月15日となります。

例外：前々年分の所得が300万円以下の場合は、保存期間が5年間に短縮されます。

②白色申告の場合：5年間の保存が必要

白色申告を利用して確定申告をする場合、領収書の保存期間は基本的に5年になります。

たとえば2024年の領収書は申告期限が2025年3月15日、保存期間が2030年3月15日となります。

例外：消費税納税義務がある場合や仕入税額控除を行う場合は、7年間の保存が必要です。

2-5. スキャナー×会計ソフトで管理作業を効率化

領収書は紙なので、湿気や直射日光は大敵。とくに感熱紙の領収書は熱が加わると読めなくなってしまいます。
記入に使われたペンが「消えるインク」で時間が経過するとともに読みにくくなってしまった、なんてことも...。

そこで取り入れて欲しいのがスキャナーでのデータ化保存です。取引相手から紙で受け取った領収書･請求書などは、その書類自体を保存する代わりに、スマホやスキャナーで読み取った電子データを保存することができます（電子帳簿保存法 スキャナ保存）。これにより領収書の紛失や、破損を防げますし、文字認識機能付きのスキャナーならキーワード検索もできます。

ScanSnapなら「e-文書モード」を搭載しており、電子帳簿保存法 スキャナ保存の画質条件を満たすイメージデータを生成可能。

デフォルトでスキャンした場合、修正テープで消した跡（改ざん）がわからない。

e-文書モードに設定してスキャンすると、修正テープで消した跡（改ざん）がわかる。

OCR処理をかけることも可能で、レシートに記載されている日付や合計金額をCSVデータで出力することもできます。
さらにfreee会計、マネーフォワードクラウド会計、弥生会計といった会計ソフトとも連携可能。PCを立ち上げずとも、データ化した領収書をそのまま会計ソフトに保存できて、とっても便利です。

※ScanSnapと連携可能な会計サービスはこちら：ScanSnap 会計術

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59,400円（税込）

※電子帳簿保存法 スキャナ保存には画質以外にも要件があります。詳しくは、国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存」をご確認ください。

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3. まとめ

自分にあったファイルは見つかりましたか？ぜひ早めにファイルを決めて、領収書整理を始めてくださいね。

また、ScanSnapを活用すれば紙の保管だけに頼らず、スマートな会計管理が可能になります。便利なスキャナーや、会計ソフトも駆使して、領収書保存の上手な個人事業主やフリーランスを目指しましょう。

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