仕事暮らし 2024.04.15更新

書類はスキャンしてデータ化！デスク周りをスマートに整理するには？

#書類整理 #ScanSnap Tips #スキャン

デスクの両わきや目の前に山積みになった書類、管理できていますか？

書類はスキャンしてデータ化すると、机の上がスッキリ片付き業務効率化につながるだけでなく、そのデータの内容をもっと有効に活用することが可能です。

そこで本記事では、書類整理のポイントや注意点、具体的なスキャンおよびデータ化の方法やスキャナーの選び方、データ化した書類を有効に活用する方法まで詳しく解説します。

1.「書類はスキャンしてデータ化」で書類整理の悩みを解決

デスクワークを続けていると、どうしても紙の書類は増えていきます。気をつけていても「会議時のメモ書きが大切で捨てられない」とか「紙でしか持っていない書類だから保管しておかなくてはいけない」などの理由で、紙の書類は手元に残りがちです。

気がつけば書類が溜まり続け、資料が山積みでデスクは汚くなるばかり。いざ必要な時になってどこにどの書類があるかが分からず困ることもよくあります。

そんなときは、紙の書類をスキャンしてデータ化しましょう。データ化には、以下のようなメリットがあります。

OCR（文字認識）処理をかけることで、資料内に記した会議時のメモ書きなどを簡単に検索・確認できる
文書の共有や送付が簡単になる
紙保管のための手間やスペースを削減できる
紛失や破損のリスクを軽減できる

それでは、書類をスキャンしてデータ化するためのコツや具体的な方法をご紹介します。

2. 楽々＆カンタンな書類整理のポイント3つ

スキャンしてデータ化することによって、紙で保存するよりも簡単に書類整理することができます。書類整理のポイントを3つご紹介します。

2-1.書類はこまめにスキャンして捨てる

油断していると書類はどんどん溜まってきます。残さなければならない書類以外はスキャンしてデータ化し、処分してしまいましょう。こまめに捨てることでデスク周りもスッキリします。

書類を捨てる際の注意点は、一部の重要書類のなかには原本を紙保存するよう義務づけられているものがある点です。データ化できたからといって、すぐに捨ててしまわないよう注意しましょう。この点に関しては後ほど詳しく解説します。

2-2.保存フォルダを分けすぎないようにする

データ化した書類の保存フォルダは増やしすぎない方が賢明です。データを細かく整理・分類していると、書類整理自体が面倒になってしまうためです。

書類は整理すること自体が目的ではなく、本来の目的は整理して業務効率化につなげることです。保存先は極力少なくし、整理にかける時間を減らしましょう。

2-3.自分にあったスキャン方法を選ぶ

スキャン方法はご自身の環境や目的にあった方法を選ぶことをおすすめします。ライフスタイルや書類スキャンの頻度によって、最適な方法は異なります。次章で書類のスキャンとデータ化の具体的な方法を解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

3. 書類をスキャン&データ化する方法

それでは、書類をスキャンしてデータ化する方法を5つ紹介します。まずは以下の比較表でそれぞれの方法の特徴を確認してみましょう。

	データの格納先	こんな方におすすめ	メリット	デメリット
スマホやタブレットで撮影	・メール添付・クラウドサービス（GoogleドライブやiCloud）	・扱う書類が少ないテレワーカーなど	・時間と場所を選ばない	・読み取り精度が低くなることがある・影の映り込みやトリミングなど、微調整が必要
業務用プリンター	・社内サーバー・クラウドストレージ・自身のPCに直接保存	・オフィスで内勤の方	・会社で費用負担しやすい・機種によっては大量の書類を一度にスキャンできる	・オフィス外で使えない業務用プリンターのメンテナンスが必要
専用スキャナー	・社内サーバー・クラウドストレージ・自身のPCに直接保存	・常に書類の処理が必要な事務職などの方・テレワーカー	・大量スキャンや外出先などの特定のシチュエーションでも高品質で対応可能	・性能を理解し目的に合ったスキャナーを選ぶ必要がある
コンビニのスキャナー	・USBやSDカード・スマホアプリ内に保存	・外回りが多い営業マンなど	・外出先でスキャンできる	・料金がかかる・原稿の置き忘れのリスクがある・コンビニによってはスキャン機能がない場合がある
スキャン代行サービス	・委託先と相談	・大量の書類や冊子状態の書類をスキャンしたい方・OCRなどの関連業務も依頼したい方	・自社でスキャンするよりも高品質・スキャンにかかる工数を削減できる・OCR処理やスキャンした書類溶解など、周辺業務も依頼できる	・料金が高くなる可能性がある・業者の選定が必要になる

ここから、それぞれの方法について詳しく解説していきます。

#01

3-1.スマホやタブレットで撮影する

近年ではスマホやタブレットの性能が向上し、撮影するだけでスキャンおよびデータ化することが可能になりました。アプリを起動し書類を撮影すれば自動でゆがみなどを修正すると、手軽にデータ化できます。

詳しいやり方は以下を参照してください。

スマホ・タブレットで書類をスキャン！

スマホ/スキャナーで紙の書類をPDF化する方法｜スキャンのやり方は？

#02

3-2.オフィスの業務用プリンターを使う

業務用プリンターでのスキャン方法は、一般的には業務用プリンターの原稿台に書類を乗せ、カラーやファイル形式などを操作パネルから指定してスキャンします。データ化したら、データを適切なフォルダに格納するなどして終了です。

プリンターによっては、原稿の自動送り機能が搭載されているものがあります。このようなプリンターであれば、一度に大量の書類のスキャンをおこなうことが可能です。

#03

3-3.専用スキャナーを使う

用途・目的に応じた専用スキャナーを使うのもおすすめです。スキャンに特化しているため、伝票などの薄い紙や領収書もスキャンしやすいほか、重送もしっかり検知してくれます。大量スキャンや外出先でのスキャンなどさまざまなシチュエーションで利用が可能なうえ、書類を外部に出すことなく高速・高品質にデータ化できるメリットがあります。

次章でスキャナー選びのポイントを解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

#04

3-4.コンビニのスキャナーを使う

外出先でスキャンが必要になった場合には、コンビニのスキャナー（マルチコピー機）を利用するとよいでしょう。

利用方法はオフィスの業務用プリンターとほぼ同様ですが、料金がかかる点や原稿の置き忘れといったリスクがあります。また、データの保存先をどこにするかを事前に決めておき、USBメモリを使うならUSBメモリを持ち歩く必要があります。

コンビニのスキャナーに限らず、社外でスキャンをおこなう場合には情報漏洩に細心の注意を払いましょう。会社によっては社外での書類取扱についてルールを設けている場合もあるので、事前の確認が必要です。この点に関しては、「6.書類をスキャン&データ化する際の注意点」で詳しく解説します。

#05

3-5.スキャン代行サービスを利用する

スキャンしたい書類が大量にある場合や、書類がホチキス止めされていたり冊子化されていたりする場合などは、スキャン代行サービスを利用するのもおすすめです。OCR処理、画像ファイル名のリネーム、不要になった書類の溶解などの周辺業務まで、一括して依頼することも可能です。自社でおこなう場合と比較して費用がかかる点がデメリットですが、社内工数を削減し品質の高いデータ化がおこなえるため非常に便利です。

外部の業者に社内情報を渡すことになるので、委託先は慎重に選びましょう。実績や口コミをホームページなどでしっかりと確認し、複数の業者間で相見積もりを取ることをおすすめします。

4. 【用途＆シーン別】スキャナー選びのポイント

それでは、専用スキャナーの選び方を解説します。性能をよく理解し、自社に最適なスキャナーを選びましょう。テレワーカーにも専用スキャナーの導入は非常におすすめです。

4-1.書類の量が多いなら、高速両面読み取りモデル

書類の量が多いなら、自動給紙方式（ADF）のドキュメントスキャナーで高速読み取りがおすすめです。1枚ずつセットして読み取るフラットベッド式のスキャナーに比べ、書類をまとめてセットし一度にスキャンできるので、作業効率が非常に高いです。大量の書類をスキャンするなら高速で両面同時読み取りできるモデルがよいでしょう。