書類はスキャンしてデータ化！【用途＆シーン別】自分に合うアプリ・スキャナーの見つけ方
デスクの両わきや目の前に山積みになった紙の書類、管理できていますか？
書類はスキャンしてPDFファイルなどのデータにすると、机の上がスッキリ片付き業務効率化につながるだけでなく、そのデータの内容をもっと有効に活用することが可能です。
そこで本記事では、書類整理のポイントや注意点、具体的なスキャンおよびデータ化の方法やスキャナーの選び方、PDFファイルや画像にデータ化した書類を有効に活用する方法まで詳しく解説します。
目次
「書類はスキャンしてデータ化」で書類整理の悩みを解決
デスクワークを続けていると、どうしても紙の書類は増えていきます。
気がつけば書類が溜まり続け、資料が山積みでデスクは汚くなり、スペースも圧迫されるばかり。いざ必要な時になってどこにどの書類があるかが分からず困ることもよくあります。
そんなときは、紙の書類をスキャンしてデータ化しましょう。データ化には、以下のようなメリットがあります。
- 簡単に検索・確認できる（OCR(文字認識））
- 紛失や破損のリスクを軽減できる
それでは、書類をスキャンしてデータ化するためのコツや具体的な方法をご紹介します。
楽々＆カンタンな書類整理のポイント3つ
スキャンしてデータ化することによって、紙で保存するよりも簡単に書類整理することができます。書類整理のポイントを3つご紹介します。
書類はこまめにスキャンして捨てる
油断していると書類はどんどん溜まってきます。残さなければならない書類以外はスキャンしてデータ化し、処分してしまいましょう。こまめに捨てることでデスク周りもスッキリします。
書類を捨てる際の注意点は、一部の重要書類のなかには原本を紙保存するよう義務づけられているものがある点です。データ化できたからといって、すぐに捨ててしまわないよう注意しましょう。この点に関しては後ほど詳しく解説します。
保存フォルダを分けすぎない
データ化した書類の保存フォルダは増やしすぎない方が賢明です。データを細かく整理・分類していると、書類整理自体が面倒になってしまうためです。
目的は整理して業務効率化につなげることです。保存先は極力少なくし、整理にかける時間を減らしましょう。
自分にあったスキャン方法を選ぶ
スキャン方法はご自身の環境や目的にあった方法を選ぶことをおすすめします。ライフスタイルや書類スキャンの頻度によって、最適な方法は異なります。次章で書類のスキャンとデータ化の具体的な方法を解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
紙の書類や文書をスキャンしてPDFファイルにする方法
それでは、書類をスキャンしてデータ化する方法を5つ紹介します。まずは以下の比較表でそれぞれの方法の特徴を確認してみましょう。
| こんな方におすすめ | データの格納先 | メリット | デメリット | |
|---|---|---|---|---|
| スマホやタブレットとスキャンアプリ |
・テレワーカーなど |
・メール添付 ・クラウドサービス |
・手軽、安価 | ・読み取り精度が不安定 ・影やトリミングなどの手直しが必要 |
| 業務用プリンター/複合機 | ・オフィスで内勤の方 ・書類量：少量～中量 |
・社内サーバー ・クラウドストレージ ・自身のPCに直接保存 |
・経費購入が可能 ・効率的 |
・オフィス外で使えない ・メンテナンスが必要 |
| 専用スキャナー | ・事務職などの方 ・テレワーカー ・書類量：少量～大量 |
・社内サーバー ・クラウドストレージ ・自身のPC、スマホに直接保存 |
・経費購入が可能 ・効率的、高品質 |
・目的に合うスキャナー選びが必要 |
| コンビニのスキャナー | ・外回りが多い営業職の方など ・書類量：少量 |
・USBやSDカード ・スマホアプリ内に保存 |
・外出先でスキャンできる | ・料金がかかる ・原稿の置き忘れのリスク ・店舗により非対応の場合あり |
| スキャン代行サービス | ・大量の書類や冊子状態の書類をスキャンしたい方 ・OCRなどの関連業務も依頼したい方 ・書類量：少量～大量 |
・委託先と相談 | ・効率的、高品質 ・手間いらず ・OCR処理や書類溶解など、周辺業務も依頼できる |
・価格帯が高め ・業者選定が必要 |
ここから、それぞれの方法について詳しく解説していきます。
スマホのカメラとスキャンアプリ(ScanSnap Camera)を使う
近年ではスマホやタブレットの性能が向上し、撮影するだけでスキャンおよびデータ化することが可能になりました。しかし、専用アプリであるScanSnap Cameraを使用すると、以下のような機能を利用でき、簡単に綺麗にデータ化できます。
- 自動トリミング(書類以外の不要な部分を削除)
- 向き補正(文字の並びなどを考慮)
- PDFファイルとして保存
ScanSnap Cameraの使い方は、簡単です。
モバイル版ScanSnap Homeを起動して、「Scan」をタップし、書類がカメラに収まるように調整するだけです。
詳しいやり方は以下を参照してください。
オフィスの業務用プリンターを使う
業務用プリンターでのスキャン方法は、一般的には業務用プリンターの原稿台に書類を乗せ、カラーやファイル形式などを操作パネルから指定してスキャンします。データ化したら、データを適切なフォルダに格納するなどして終了です。
プリンターによっては、原稿の自動送り機能が搭載されているものがあります。このようなプリンターであれば、一度に大量の書類のスキャンをおこなうことが可能です。
専用スキャナーを使う
用途・目的に応じた専用スキャナーを使うのもおすすめです。スキャンに特化しているため、伝票などの薄い紙や領収書もスキャンしやすいほか、重送もしっかり検知してくれます。大量スキャンや外出先でのスキャンなどさまざまなシチュエーションで利用が可能なうえ、書類を外部に出すことなく高速・高品質にデータ化できるメリットがあります。
次章でスキャナー選びのポイントを解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
コンビニのスキャナーを使う
外出先でスキャンが必要になった場合には、コンビニのスキャナー（マルチコピー機）を利用するとよいでしょう。
利用方法はオフィスの業務用プリンターとほぼ同様ですが、料金がかかる点や原稿の置き忘れといったリスクがあります。また、データの保存先をどこにするかを事前に決めておき、USBメモリを使うならUSBメモリを持ち歩く必要があります。
コンビニのスキャナーに限らず、社外でスキャンをおこなう場合には情報漏洩に細心の注意を払いましょう。会社によっては社外での書類取扱についてルールを設けている場合もあるので、事前の確認が必要です。この点に関しては、「書類をスキャン&データ化する際の注意点」で詳しく解説します。
スキャン代行サービスを利用する
スキャンしたい書類が大量にある場合や、書類がホチキス止めされていたり冊子化されていたりする場合などは、スキャン代行サービスを利用するのもおすすめです。OCR処理、画像ファイル名のリネーム、不要になった書類の溶解などの周辺業務まで、一括して依頼することも可能です。自社でおこなう場合と比較して費用がかかる点がデメリットですが、社内工数を削減し品質の高いデータ化がおこなえるため非常に便利です。
外部の業者に社内情報を渡すことになるので、委託先は慎重に選びましょう。実績や口コミをホームページなどでしっかりと確認し、複数の業者間で相見積もりを取ることをおすすめします。
【用途＆シーン別】スキャナー選びのポイント
それでは、専用スキャナーの選び方を解説します。性能をよく理解し、自社に最適なスキャナーを選びましょう。テレワーカーにも専用スキャナーの導入は非常におすすめです。
専用スキャナーならではの『自動化』でPDF化を圧倒的に時短
たとえば、ScanSnapのスキャナーには、いろいろな『自動化』の機能が準備されており、効率よく短時間でデータ化できます。
- 自動給紙（最大100枚セットして自動給紙できます）
- 異なるサイズの書類を混載しても、サイズを自動認識
- 傾き・向きの自動補正
- 原稿のカラーを自動判別し、最適なデータサイズでデータ化
- 白紙を除去してデータ化
書類の量が多いなら、高速両面読み取りモデル
書類の量が多いなら、自動給紙方式（ADF）のドキュメントスキャナーで高速読み取りがおすすめです。1枚ずつセットして読み取るフラットベッド式のスキャナーに比べ、書類をまとめてセットし一度にスキャンできるので、作業効率が非常に高いです。大量の書類をスキャンするなら高速で両面同時読み取りできるモデルがよいでしょう。
ScanSnap iX2500
59,400円（税込）
ScanSnap iX2500は、ScanSnapシリーズの中でスキャンスピードが最速のスキャナーです。
毎分45枚・90面をスキャンでき、一度に100枚までセット可能です。スキャンした原稿はPCレスで、タッチパネルからワンタッチでクラウドサービスに転送可能。超音波センサーによる原稿の重なり検出機能もあり、大量の書類のデータ化に一番オススメの機種です。
省スペースで使いたいなら、Uターンスキャンが可能なコンパクトモデル
いつでもスキャンできるようにデスクの上に置くなら、両面読み取りに加えてUターンスキャンも可能なコンパクトモデルがおすすめです。
スキャンした原稿は、読み取り後に上方向へUターンして排出されるため、原稿の排出に手前側を広く確保する必要がありません。設置スペースを節約でき、手狭なデスクでも快適に使えます。
また、手前から給紙し、手前に排出するリターンスキャンでは、厚さ2mmまでの冊子などをスキャンできるのもポイントです。
ScanSnap iX1300
37,400円（税込）
ScanSnap iX1300は、コンパクトなサイズ感が魅力なスキャナーです。
カバーを閉じた状態では2リットルのペットボトルほど、カバーを開いてもA4サイズほどの省スペース設計ながらも、1分で両面・片面30枚の原稿をスキャン可能。デスクサイドに置くのにぴったりのスキャナーです。
外出先でも使いたいなら、モバイルモデル
出張や外出先で利用するなら、持ち運びできるモバイルスキャナーが便利です。外出先でのスキャン方法としてコンビニのスキャナーを利用する方法を紹介しましたが、シチュエーションによってはコンビニを利用できない場合もあるでしょう。
また、持ち出し時間が長くなると、書類の紛失リスクは高くなります。スキャンすることで紙書類を何度も取り出したり、広げたりしなくてよくなるため、紛失リスクへの対策としても有効です。
iX110は、原稿搬送用のローラーが全面にあるため、切り抜きやスクラップといった不定形のものも安定して読み取れる点もポイントです。
ScanSnap iX110
27,500円（税込）
ScanSnap iX110は、バッテリーを内蔵した持ち運びに便利なモバイルスキャナーです。
ラップほどの大きさで、重さは400gと350mlのペットボトル程度。オフィスでも外出先でも場所を選ばず便利に活用できます。
スキャンしたPDFファイルや画像を有効活用するためのポイント
スキャンしてデータ化した書類は、扱い方を工夫することでより有効に活用できるようになります。
OCR機能で検索可能なPDFに変換する
スキャンしただけでは画像データのままなので、文字検索ができず、不便を感じることも多いでしょう。
画像データはOCR（文字認識）処理をかけることで、データ化した書類の使い勝手が格段に向上します。
OCRとはOptical Character Readerの略で、画像データのテキスト部分を認識し、デジタル化する光学文字認識機能のことです。
OCR処理により検索可能なPDFに変換すると、紙で書類管理しているときのように全文に目を通すことなく、キーワード検索で瞬時に欲しいデータを見つけられるようになります。
クラウドに保存する
クラウドに保存すれば、スマホやタブレットなど端末を問わずどこにいても閲覧できます。書類を確認するため、わざわざ事務所やデスクに戻る必要はありません。また、USB保存と比較して紛失のリスクもないため、情報漏洩防止の観点からもクラウド保存がおすすめです。
書類をスキャン&データ化する際の注意点
最後に、書類のスキャンおよびデータ化の際の注意点を紹介します。
すぐに処分しない
スキャンした資料はすぐに処分せずいったん保持し、定期的にまとめてシュレッダーをかけましょう。WindowsやmacOSでおなじみの「ゴミ箱」のようなイメージで、ワンクッション置くことで、「紙の書類が必要だったのにシュレッダーしてしまった」という事故が防げます。
情報漏洩に注意する
データ化した書類は取扱に十分注意しましょう。盗難・紛失のリスクがあるUSBメモリは極力使用しない方がよいでしょう。また、特に社外でスキャンする場合は会社が定める情報セキュリティポリシーに反していないかを事前に確認しておきましょう。
紙保存が義務づけられていないか確認する
書類の種類によっては、原本の紙保存が法令によって義務づけられている場合があります。たとえば会計帳簿の原本は会社法により10年の保存が義務づけられています。保存年数は書類によって異なり、法改正で取扱が変更になることもあります。重要書類はすぐに処分せず、保存要件をしっかり確認するようにしましょう。
紙の書類は自分に合った方法でデータ化し、効率よく仕事を進めよう！
デスクがスッキリすると、業務に集中できる快適な環境が整います。書類をスキャンしてデータ化することによって、仕事の効率アップはもちろん書類紛失のリスクも低減することができます。
サクサク仕事を進めるためには、スキャン作業自体も効率よくおこなう必要があります。毎月10枚以上の書類をデータ化するなら、スマホや複合機を使うよりも、専用スキャナーを使う方が効率的です。
ScanSnapのスキャナーなら、自動給紙で読み取りが早く、OCR(文字認識)により検索もできるPDFファイルを作成できるため、書類の整理から活用までスムーズに行なえます。
自分の利用シーンにあったスキャナーをみつけて、活用してください！
ScanSnap iX2500
| 毎分45枚の両面高速スキャンで、驚くほどスピーディーに電子化。静電容量式タッチパネルによる直感操作で、誰でも簡単にスマートに使えます。原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。Wi-Fi対応で各種クラウドサービスへのデータ転送も簡単に行えます。 |
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ScanSnap iX1300
| 毎分30枚（A4カラー/300dpi）の高速読み取りが可能な「Uターンスキャン」と、一般的な紙からA3までの大きな書類、厚手の原稿等の読み取りも可能な「リターンスキャン」2つの読み取り方法を備え、仕事環境や家庭に発生する多様な書類をすばやく電子化します。 |
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ScanSnap iX110
| USB Type-Cポート搭載。バッテリー・Wi-Fiを搭載しながら、わずか400gのコンパクトボディ。場所を選ばず原稿を電子化でき、手軽に情報の保管や共有が可能。 |
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この記事を書いた人
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