仕事お金 2022.11.28更新

年度末の憂うつ、確定申告もデジタル化で効率よくグラフィックデザイナー・アートディレクター／岸さゆみさん

#確定申告 #会計 #ScanSnap iX100 #やよいの青色申告オンライン

個人事業主にとって確定申告は頭が痛い問題。本来の業務に妨げにならないよう、できるだけスマートに処理したいもの。『会計業務は大の苦手』と言う岸さんのケースをご紹介しよう。

1. 税理士さんに教えてもらったやよいの青色申告。思っていたより、簡単だった

1-1. 『独立するにあたって、会計業務が何より怖かった』

個人事業主にとって、避けて通れないのが確定申告。年度末の忙しさに、不慣れな会計業務が重なり、地獄をみることも多い。領収書の山を前に「もっと早くから準備しておけばよかった」と憂うつに感じる人が後を絶たない。

とかく『大変さ』がクローズアップされる確定申告だが、デジタル化することで作業が大幅にラクになることがある。その一例として、岸さゆみさんのケースをご紹介しよう。

岸さんは、グラフィックデザイナー兼アートディレクター。桑沢デザイン研究所卒業後、デザイン制作会社、外資系広告代理店などを経て、2015年に念願の独立を果たす。現在は、下北沢のシェアオフィス『co-ba shimokita by the Association』を拠点に、女性ファッション誌のエディトリアルや広告、書籍、ブランドシーズンカタログなど、グラフィックデザインを幅広く手掛けている。

岸さんが手掛けた仕事の一部。雑誌・広告など多方面で活躍中だ。どこかで作品を目にしたことがあるかも。

そんな岸さんだが、個人事業主である以上、デザインとは畑違いの会計業務も自分でやらなくてはならない。岸さんにとっては、そのことが頭痛の種だった。かねてから、経理の作業に苦手意識があったからだ。独立するにあたっては、会計業務が何よりも恐怖だったと語る。「会社員時代は経理担当の方にすべてを任せていたので、まったくノータッチでした」というから、不安もさぞや大きかったことだろう。

1-2. 1年目は自己流で試行錯誤。2年目にしてサービスを導入

独立1年目は、手書きの帳簿や表計算ソフトを使いながら、試行錯誤の末にどうにか乗り切った。しかし、作業は煩雑でわかりにくく、苦手意識はそのまま残った。そこで、2年目になる今年、税理士さんに相談してみたところ、『やよいの青色申告オンライン』と『ScanSnap iX100』を勧められたのだった。

『弥生』といえば、会計ソフトでは昔から定評があるブランド。パッケージ版は現在Windows版のみだが、オンライン版ならばMacでも使用できる。MacBook Proユーザーの岸さんには、Macで使えるオンライン版の存在は渡りに船。もし間違いがあっても、オンライン上で税理士さんがすぐに修正してくれるのも心強かった。

やよいの青色申告パッケージ

『弥生』シリーズには、今回ご紹介したオンライン版のほかに、『青色申告』『会計』『給与計算』『顧客管理』などのパッケージ版もあり、業務の拡大にも対応できる。

2. スキャンデータと領収書を照らし合わせるだけ。労力が1／3〜1／4に激減

2-1. ScanSnapなら、場所を気にせず使える

『やよいの青色申告オンライン』をさらに便利にしてくれたのが、モバイルスキャナーScanSnap iX100だった。

職業柄、紙の資料を扱うことも多い。本業のデザイン業務でスキャナーを使うときは、オフィス備え付けの業務用複合機を使用するが、ScanSnap iX100の良さは、多機能な複合機とはまた別なものだった。

税理士さんに勧められて購入した『ScanSnap iX100』。レシートの読み込みに使用している。コンパクトなサイズなので持ち運びもラクとのこと。

まずバッテリー搭載、USBケーブルをMacBook Proに接続するだけで使えるので、いちいちコンセントにつなぐ必要がない。また、経理の作業は、自宅に持ち帰ってすることも多いため、iX100は400gと軽量でコンパクトなところも使い勝手がいい。Macとインターネット環境さえあれば、いつでもどこでも経理の作業ができる。線画の小さなイラストをスキャンする程度ならば、デザイン業務にも使えたのは、うれしいおまけだった。

「税理士さんには、『安くて使いやすいクラウド会計アプリがあるよ、スキャナーを使うともっと便利になるよ』って教えてもらったんですが、最初はそんなに簡単にできるのかな、と半信半疑だったんです。でも、やってみたら本当に簡単で、『私でもできた！』なんて（笑）。このふたつを使うようになってから、会計業務ははるかにラクになりましたね」

オフィス備え付けの複合機

本業のデザイン業務ではオフィスに備え付けの複合機を使用。ScanSnap は主に経理用として使い分け。

3. 読み込むだけで、品名なども自動登録。最後にチェックするだけ

3-1. スキャンデータを読み込み、自動で仕分け

まず、ScanSnapでレシートをスキャンし、jpegファイルを保存する。Macのブラウザーで『やよいの青色申告オンライン』を起動し、『スマート取引取込』ボタンをクリック。ドラッグアンドドロップでデータを読み込ませると、自動仕訳で複式簿記帳簿を作成してくれるのだ。旅費交通費、会議費といった勘定科目は、最初こそ手動で設定したが、次第にアプリが学習し、最適なものに仕分けてくれる。

「スキャナーを使うと、自動でデータが取り込まれるので、手入力がほぼなくなりましたね。スキャンデータと領収書を照らし合わせるだけで済みます。手書きの文字は認識しないので、そういう時だけ手入力で修正しています。労力としては、これまでの1／3～1／4ぐらいでしょうか」

領収書と見比べ、抜け漏れや、勘定科目・金額に間違いがないかチェックし、必要に応じて修正するだけ。簿記の知識がない初心者でもこれならできそうだ。

領収書と照らし合わせ、抜け漏れや間違いがあれば修正する。手入力していた頃に比べ、作業量が激減した。

3-2. 精神的なストレスが減り仕事に集中する時間を確保

物理的な作業時間も減ったが、同時に精神的なプレッシャーも減った。岸さんにとっては、そのメリットも大きかったようだ。

「ストレスが激減しましたね。それまでは、帳簿をつけていても、間違っているんじゃないかな、と不安に陥りちだったんです。でも、『やよいの青色申告オンライン』を使うようになってからは、自動で計算や仕分けもしてくれるので、気がラクになりました。作業自体も、今では音楽を聞きながらとか、動画を見ながらの、『ながら』作業です。気構えずにできるので、レシートが山のように溜まってしまうということもなくなりました。用途ごとにざっと整理しておき、時間があるときにまとめてスキャンしています」

ScanSnap iX100 はUSB ケーブルで給電できるため、AC電源を必要としないのがいい。ほかにノートPCがあればどこでも作業ができる。

デザインの仕事に集中する時間をしっかり確保するためにも、導入は正解だったと語る岸さん。「現在は個人事業主として働いていますが、ゆくゆくはアシスタントを雇うなど事業を拡大し、仕事の領域も国内だけでなく海外を含め、可能性を広げていきたいと考えています」と語ってくれた。

3-3. 『税理士さんにおまかせ派』『青色断念派』にも

青色申告は、複式簿記の記帳が難しいこともあり、税理士さんにすべておまかせしているという人も多い。だが、その際は、当然のことながら費用も高額になる。費用を小さく抑えたい人にも、デジタルツールの導入は有効だ。『やよいの青色申告オンライン』ならば、年額8640円で済む。自ら手を動かし作業をすることで、経営状態や問題点なども肌で感じることができるだろう。

また、65万円の青色申告特別控除に魅力を感じつつも、複式簿記の壁を前に白色申告のまま、という『青色断念派』にも、こうしたデジタルツールの活用をぜひおすすめしたい。

なお、今回ご紹介した事例は青色申告だったが、2014年1月から、白色申告の場合にも帳簿への記帳と記録の保存（単式簿記）が義務づけられたのはご存知の通りだ。白色申告用には『やよいの白色申告オンライン』もあり、こちらは無料で使用できる。

確定申告は、言ってみれば本業とは別の仕事。必要なものではあるが、出来る限り手間をかけたくないというのが本音だ。デジタルツールを使うことで、労力が減り、その分、本業に打ち込むことができるならそれに越したことはない。上手に使って、来年こそは年度末の憂うつとオサラバしよう。

グラフィックデザイナー・アートディレクター岸さゆみさん

独立2年目にして懸念していた会計業務もクリア。デザインの仕事に集中する時間をしっかり確保するためにも、導入は正解だったと語る。

Sayumi Kishi
グラフィックデザイナー・アートディレクター。デザイン制作会社、外資系広告代理店を経て、2015年に独立。エディトリアル、CI、ブランドロゴ、広告、映像、書籍、パッケージ、ファッションブランドのカタログなどグラフィックデザインを中心に幅広く手がける。
https://www.sayumikishi.com/

「flick! digital（フリック!デジタル）特別編集デジタル超整理術仕事効率アップ編掲載」

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