e-文書法、電子帳簿保存法とは

e-文書法、電子帳簿保存法とは、従来法令により書面（紙）での保存が義務付けられていた国税関係書類などの法定保存文書を、電子データで保存することを容認する法律です。ICTの活用により書面や帳簿書類の保存にかかる負担を軽減して利便性の向上を図ることで、生活の向上や経済の発展に寄与することを目的としています。

文書の種類とe-文書法、電子帳簿保存法が電子化要件を定めている範囲の関係は以下の通りです。会社で作成、授受される文書のうち、業務のエビデンスとなる記録は管理規程を整備して運用管理することが必要です。社会的に重要な記録は法定保存文書として法律で保存が規定されています。取引で授受した見積書、領収書などは国税関係書類と呼ばれ、税法で原本の保存が規定されています。

e-文書法の要件

e-文書法適用の要件には、各府省により定められるため一定ではありませんが、主に以下の3つの基本要件があります。国税関係書類と医療情報には完全性が要件となっています。

電帳法スキャナ保存とは

電子帳簿保存法は1998年に国税関係帳簿を電子作成、保存する法律として施行され、2005年 e-文書法により国税関係書類のスキャナ保存を容認する4条3項（電帳法スキャナ保存）が追加改正されました。

電帳法スキャナ保存は、取引先と合意したエビデンスである国税関係書類の原本保存を、自社でスキャンして電子化した電子データ保存に代えるものです。このため原本の代わりとなるように「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件が定められています（※）。

※ 国税庁パンフレット https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/03.pdf の「スキャナ保存要件一覧表（平成28年9月30以後申請分）」を参照

文書の電子化保存によるメリット

業務の電子化を通じ、お客様の「働き方改革」を推進します

文書の電子化保存するメリットは、書類の保管に関わるコストの軽減だけでありません。紙からデジタルデータへと形を変えることで生まれるさまざまな利点を活用することで、業務遂行や経営においても多くのメリットをもたらし、企業が目指す「働き方改革」の基盤となるものです。

紙を電子に置き換えることで業務が紙に依存しなくなり、場所を選ばない業務の遂行が可能となります。電子化が「働き方改革」の基盤となります。

例えば、シェアードセンターにおける業務を電子化することで新たな時間が創出され、シェアードサービス内容の拡大、ひいては、営業部門など現場の働き方改革につながります。

<効果>

• 事務工程のリードタイム短縮
• コピー不要
• 事務所スペースの有効活用が可能
• 紙紛失リスクの回避
• 担当者以外でも素早く探せる
• 内部統制の強化（業務の透明性確保により牽制機能強化）
• BCM（事業継続管理）：災害等による紛失リスク軽減
• 説明責任：確実かつ素早く記録を提出し、説明責任を果たすことが可能

<当社での実践効果>

• 倉庫費用：全廃
• 運搬費用：400万円／年
• 問い合わせ対応、書類検索工数：85％減

大手企業のさまざまな要求に応えてきた実績とノウハウをパッケージ

複数の業務システムに散在しているスキャナ保存文書、電子取引データを一元管理・活用する場合に最適な本格導入パッケージです。電子帳簿保存法を導入する上で必要な事務規程や業務フローを作成するための手順書／ひな型をご提供。業務システムとシームレスに連携できる電帳法サポートソフトウェア／クラウドサービスにより電子帳簿保存法にしっかり対応できます。

事例