ものすごく忙しそうなのに、スケジュールは必ず守るし仕事にもモレがない。なんなら「これについてはどうしますか？」と先回りの確認もしてくれて。あぁこの人がいてくれて助かる！... そんなタスク管理が上手い、頼りになる人っていますよね。

さて自分はといえば、日々増えていくタスクを追いきれなくなり、そのうち「あれどうなりましたか？」と催促され、「す、すみません、忘れてました...。」と冷や汗をかく毎日...。この違いはいったいどこにあるのでしょう？

今回は、タスク管理やスケジュール管理の上手い人が毎日のタスクをどのようにこなしているのか、そのやり方とマインドセットについて紹介します！ 

1. タスク管理とは？上手い人が必ずやっていること

組織目標の実現に向けて計画される「プロジェクト」を、メンバー個人の具体的な行動へと業務を分解したものを「タスク」といいますが、プロジェクトの一部ではなくても「この作業を月曜日までにお願い」と依頼されるタスクってたくさんありますよね。

そんな日々発生するタスクには「期限」がつきもの。「タスク管理」とは、それぞれのタスクの優先度を総合的に判断しながらスケジュールの遅延なく進められるようにすることであり、タスク管理が上手い人とは「自分が本当にやるべきことを把握し、適切に優先順位をつけられる人」といえます。

タスク管理は、仕事に不可欠なビジネススキルであると同時に、時間を大切に使い人生の満足度を高めるためのセルフマネジメントのスキルでもあります。

ここではタスク管理の上手い人が実践する、タスク管理のサイクルを解説します。

1-1．すべてのタスクを洗い出す

①書き出す

まずは現状思いつく「すべてのタスク」を書き出します。小さなものから大きなものまで、ずっと気になりながら未着手のままというタスクも含め、頭の中にあるものをひとまず出しきりましょう。このとき期限も一緒にメモしていきましょう。

後から追加や並べ替えがしやすいように、手書きの場合は付箋紙を、できればタスク管理アプリを使うことをおすすめします。

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②大きなタスクは分解（細分化）する

いくつかのステップをふまないと完了させられない大きなタスクは、そのままでは着手しづらいかもしれません。例えば「競合他社の調査」というタスクは、「競合他社のリストアップ」「各社のサービスの特徴、価格を調べる」のように、作業の内容が具体的になる粒度までタスクを分解（細分化）することで取り組みやすくなるはずです。

③タスクにかかる時間を見積もる

ごく短時間で処理できるタスクもあれば、数時間以上かかりそうなタスクもありますよね。
洗い出したそれぞれのタスクを完了させるために必要な時間を、だいたいでよいので見積もってメモしておきましょう。この見積り時間は次のステップでタスクの優先度を判断する際に使います。

1-2．優先度を判断する

書き出したタスクは、ひとまず期限の早いものから順に並べかえてみましょう。
タスクの「期限」と「実行にかかる時間」を考慮しながら、ざっくりとしたスケジュールをたててみます。すべてのタスクは無理なく振り分けられそうでしょうか。

タスクを洗い出してカレンダーと突き合わせてみると、自分が使える時間に対してタスクの量があまりにも多いことに気づくかもしれません。

1日は24時間しかなく、自分はひとりだけ。あふれるタスクは減らすことを考えましょう。

タスクの優先度を決める基準は「期限」だけではありません。あなたの立場、役割として必ずやらなければならないタスクは優先度の高いタスクとしてスケジュールに組み込んでください。しかし、あふれたタスクに他にも適任者がいるのであれば、担当を変わってもらうべきです。それでも優先度の高いタスクが重なってしまうときは、プロジェクトの進行に配慮しながら期限を調整しましょう。

タスクの優先度を判断するうえで参考になるのが「時間管理のマトリックス」です。また、タスクのスケジュールもアプリを使うと管理しやすくなります。

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1-3. 集中して取り組む

気になっていたタスクをすべて洗い出し、優先度を判断してスケジュールを設定しました。ここまでで頭の中が整理され、「いまやるべきタスク」が明確にできているはず。

それぞれのタスクを見積もった時間で完了できるよう、集中して取り組みましょう。集中するためにはメールやチャットを開かないようにするなど割り込みを入れないための工夫も大切です。目の前のタスクに集中する方法として「ポモドーロテクニック」もあります。

1-4. タスクの整理を習慣化する

一度すべてのタスクを洗い出したら、あとはスケジュール通りにこなしていくだけ、というわけにいかないものです。業務の状況が日々変化する中、毎日のように新しいタスクが生まれ、目の前に積み重なっていきます。そのままにしておけば、またすぐにタスクがあふれて管理できなくなってしまうでしょう。

毎週、毎日、発生したらすぐ、のように自分にとって適切なサイクルでタスクを洗い出し、優先度を判断してスケジュール化することを習慣化しましょう。

2. タスク管理に役立つテクニック

2-1．タスクの優先度を判断するには？時間管理のマトリックス

スティーブン・R・コヴィーが著書『7つの習慣』で紹介した「時間管理のマトリックス」は、タスクの優先度を判断するツールとしても知られており、すべての活動は「緊急度」と「重要度」の2軸によって４つの領域（①緊急かつ重要、②緊急ではないが重要、③緊急だが重要ではない、④緊急でも重要でもない）に分けられるとしています。

緊急とは「即時の対応が要求される」ことであり、重要とは「自分や組織の価値を高める、大切な結果へと結びついている」ことです。

仕事の品質を向上させる取り組みやスキルアップといった活動をタスクとして管理していない人は多いのではないでしょうか。本来はとても重要なはずのこれらの活動は、明確な期限を設定しないまま、「緊急ではないから」「いま忙しいから」という理由で後回しにしがちです。

しかし「緊急かつ重要」なタスクとして対応せざるを得ない顧客へのクレーム対応や仕事上のトラブルは、そのような問題が起きないよう、普段からスキルアップや品質改善の活動に取り組んでいれば発生しなかったかもしれません。

真に優先度高く取り組むべきなのは「緊急ではないが重要」なことに分類されるタスクであり、そのための時間を作る方法は、「緊急だが重要ではない」タスクを可能な限り効率化し、「緊急でも重要でもない」タスクを限りなくゼロにすることです。

※ 参考：スティーブン・R・コヴィー『7つの習慣』

2-2．タスクに集中するには？ポモドーロテクニック

「ポモドーロテクニック」は、タスクや業務に集中するために実践されている手法です。
作業を25分間行い、5分間の休憩を挟み、再度25分間作業を行う、といったサイクルで業務を進めます。

人間の集中力には、脳内の伝達物質「βエンドルフィン」の存在が大きく影響すると言われています。
集中時間が15〜20分ごろにβエンドルフィンが分泌のピークを迎えるため、30分以上の集中を保つことは容易ではありません。25分間という短時間ながら明確に作業時間を区切ることで、集中力が向上し、疲労も溜まりづらくなるといったメリットがあります。

タスクの優先順位の高いものから着手し、それぞれを消化するのに要する時間を概算してから取り組むことが大切です。タスク完遂に25分間を何回繰り返す必要があったのかをメモしておけば、次の機会にも役立てることができるでしょう。

2-3．変化に柔軟に対応するには？ゆとりの法則

ひとつひとつのタスクを集中して取り組むことができたとしても、1日のすべての時間が優先度の高いタスクで埋めつくされていては、予定外に追加された優先度の高いタスクや、「想定していなかったトラブルに対応する」というタスクを入れることができません。

トム・デマルコの著書『ゆとりの法則』では、「ゆとり」とは「変化を実現するために必要な自由度のこと」で「会社の業務に追われて余裕のない時間以外の時間」であるとし、「組織が効果的に機能し、成長するには、あらゆる階層にゆとりが必要である。ゆとりは変化の潤滑剤だ。」と述べられています。

タスク管理の上手い人は、１日のすべてをタスクで埋め尽くしたりしません。タスクを何も入れない空白の時間をあえて残しておくことで、状況の変化や想定外の事態にも迅速に対応しているのです。

3. タスク管理のポイントは？上手い人が意識していること

3-1. プライベートも仕事も「すべてのタスクを同等に扱う」

「タスク管理」＝「仕事上のタスクの管理」と考えてはいないでしょうか。
しかし、本当にタスク管理が上手い人は、仕事のタスクばかりを優先してプライベートを後回しにしたりはしません。

『あなたの24時間はどこへ消えるのか 』の著者スワンは、「仕事「以外」も全部ひっくるめて毎日を可視化することによって、ようやくわたしたちはやらなければならないことばかりを消化する「偏ったタスク」から抜け出すことができる」といいます。

洗い出すタスクの範囲は仕事に限定せず、「パートナーの誕生日プレゼントを買う」「友達と行くランチのお店を決める」「ファイナンシャルプランナーの勉強をする」などプライベートでやりたいことや、やらなければいけないこともタスクとして管理対象にしましょう。

3-2. タスクは親子で管理する

タスクを洗い出す際の「②大きなタスクは分解（細分化）する」というフェーズを覚えていますか。そのままでは着手しづらい大きなタスクが「親」、それを作業の内容が具体的になる粒度まで分解したタスクが「子」です。

一日の終わりまでに「いろんな親の子タスクが一つずつ終わっている」状態よりも「親タスクがいくつ潰れているか」を重視します。これによって確実に親タスクを消化していく、健全なタスクサイクルを身につけることができます。

※    引用：『あなたの24時間はどこへ消えるのか』（スワン著）

着手から期限まで日数がある複数の（親）タスクを並行で進めなければならない場合もあるでしょう。タスクを進めていく際は、常に「どの親に対する子タスクなのか」を意識することで、ゴールを見誤ることなくタスクに取り組むことができるはずです。

※    参考：『あなたの24時間はどこへ消えるのか』（スワン著）

4. タスク管理のQ&A

タスク管理に関してよくある質問をまとめてご紹介します。

タスクにかかる時間を見積もれない

過去に完遂したことのあるタスクなら、そのときに費やした時間からおおよその推測が可能ですが、まったく経験のないタスクにはどのくらい時間がかかるか見積もりにくい場合があります。

その場合は、タスクをより小さな単位に細分化してみましょう。
タスクの粒度を小さくすることで見積りもしやすくなり、「少なくともこのくらい」「多くてもこの程度」のように、ある程度の見通しを立てることができます。

また、経験のないタスクについては、想定以上に時間を要した時に備えてバッファを設けるようにしましょう。

タスクの切り替えをスムーズにしたい

タスクに着手しようとしたときに、背景をメールで再確認したり、参照資料を探したりしなければならないと、時間がもったいないですよね。

タスク管理にはアプリの活用がおすすめですが、メールとタスク管理を連携させると、対応が必要なメールをそのままタスクとして管理できます。GmailならGoogle ToDoリストと、OutlookならToDoバーのタスクリストを活用すると便利です。

またタスク管理アプリの中には、ファイル添付が可能なものもあります。
参照資料はタスクとともに管理することで、必要な情報を探すストレスも時間も軽減され、スムーズにタスクを開始できるようになります。

紙の資料はスキャナーでデータ化し、タスクとあわせて管理しましょう。

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頭の中でタスクを整理できない

タスク管理は頭の中ではなく、ツールを利用して整理することをおすすめします。自分の記憶だけを頼りにしてしまうと、タスクの抜けもれや認識違いなどのミスの原因にもつながりやすくなります。タスクを可視化し、整理に役立つアプリを活用することがおすすめです。

5.タスク管理の上手い人になって成果をアップしよう！

タスク管理スキルは、目標の達成や業務をスムーズに遂行する上で欠かせない要素です。本記事でご紹介したタスク管理の上手い人が実践しているテクニックやポイントが、タスク管理上達の参考になれば幸いです。

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