仕事 2024.09.06

使いやすいToDoリストの作り方は？おすすめのツール・アプリもご紹介！

ビジネスパーソンの中には、仕事を効率的に進めるため「ToDoリスト」を活用している人も多いでしょう。ToDoリストとは仕事における「やるべきこと」をリストにまとめたものです。日々の膨大なタスクの進捗や項目を整理するためにToDoリストを作成している人も少なくありません。

そこで今回は、使いやすいToDoリストの作り方とおすすめの管理ツール・アプリをご紹介します。

1．ToDoとは？タスクとの違いは？

そもそもToDoとは「いつかやるべきこと」を指します。取りかかって数分で完了するものから数日を要するものまで、短・中期的に遂行する必要のあるものがToDoです。

一方、よく似た言葉として「タスク」がありますが、タスクは「期日までに処理しなければいけないこと」を指します。ToDoには明確な期限が存在しない一方で、タスクには締切が設定されているといった違いがあります。

「それなら、タスクとして管理したほうがいいのでは...？」と思うかもしれませんね。しかし、仕事をしていると初めからタスクとして管理できるものばかりでなく、会話やチャットでポッと生まれるような、明確な期限が設定されていないToDoも多くあります。そうしたToDoの抜け・モレを防止したり、優先順位をつけてタスクとして管理するために、まずは「やるべきこと」をリストアップしておくことが重要なのです。

2．ToDoリストを使うメリット

ToDoリストの活用には、主に以下3つのメリットがあります。

抜け漏れ防止になる
優先順位を整理できる
スケジュールが立てやすくなる

抜け漏れ防止になる

ビジネスではメールやチャットなど様々な媒体を利用しますが、情報を収集するためのチャンネルが多いほど、その管理を頭の中だけで行うのは困難です。与えられたタスクをToDoとして書き留めておくことが、業務の抜け漏れ防止につながります。

優先順位を整理できる

ToDoが増えてきて雑念にとらわれたり、あれもこれも中途半端な状態になったりと、生産性が落ちてしまったことのある方も多いのではないでしょうか。ToDoリストは、こうした状況整理にも役立ちます。

リストにあるToDoを緊急度・重要度などの基準でタスク化して優先順位を付けていくことで、効率的に仕事の段取りを組むことができます。「今やるべきこと」を把握し、そこに集中するために、ToDoリストを持っておくことが大切なのです。

スケジュールが立てやすくなる

ToDoをタスクに落とし込んでいくことで、締め切りや1日の作業スケジュールを把握しやすくなります。また、そうして業務をこなしていくうちに、業務に要する時間の予測精度も高くなっていきます。

もしトラブル対応など緊急の業務が発生しても、付近のタスクやスケジュールが把握できていれば、予定を組み替えるなどして柔軟に対応できるでしょう。

3．使いやすい ToDoリストの作り方

それでは具体的にToDoリストを作るにはどうしたらよいのでしょうか。ここからは使いやすいToDoリストの作り方について、以下の4つのフローに沿って解説します。

やるべきことをメモに書き出す
ジャンル、カテゴリを分ける
実行締切と期限を決める
優先順位を決める

3-1.やるべきことをメモに書き出す

まずはやるべきことを全て洗い出し、メモに書き出します。このフェーズで大切なのは、「ToDoをなるべく細かく具体化すること」です。ToDoリストに記載する業務は、ぼんやりとした大枠で捉えてはいけません。「具体的か」「進捗状況がわかるか」「達成できるか」の3つを踏まえて進めていくことがおすすめです。

例えば、会社で「A社のWEBサイト作成を完了する」というタスクを課されていたとしましょう。

すると、ToDoリストには「要件定義の確認」「デザインラフ案の作成」「先方との打ち合わせ」「WEBサイトの構築」といった形でWEBサイトを完成までに発生する業務を噛み砕いていきます。

リスト化に慣れてきたら、各ToDoの終わりが明確にわかるように設定していきましょう。先ほどの「A社のWEBサイト作成を完了する」というタスクであれば、「A社と要件定義の打ち合わせ」「デザインラフ案を上司に提出する」といった具合でToDoを洗い出していきます。

3-2.ジャンル、カテゴリを分ける

次に、洗い出したToDoのジャンルとカテゴリを分けていきます。ToDoの数が少なければ問題ありませんが、多岐にわたる場合はプロジェクトやチームといった単位で分別した方が、より頭の整理もつきやすくなります。

主な分別方法は、以下の5つです。

プロジェクト
所属チーム
クライアント
重要度
緊急度

WEBサイトの作成をする場合なら、「プロジェクトマネージャーにデザインの確認をする」をプロジェクトに、クライアントであれば「見積書を送付する」といった形です。

ToDoリストでジャンル別に分けたり、締め切りが迫っているものには表記の色を変えたりと工夫することで、タスク漏れの防止にも繋がります。

分別方法や表記の仕方は人それぞれです。ご自身にとって理解しやすいように随時改善しましょう。

3-3.完了期限を決めて、タスク化する

ToDoを分類したら、それぞれの完了期限を決めておきます。期限がないToDoは、日々の通常業務に流されてどんどん後回しになりがちです。ToDoリストを使用する上では、仮だとしても期限を設定してタスク化し、自分の中で一区切りつけていくようにしましょう。

また、期限を決める際には「余裕を持ったスケジュールにすること」を念頭に設定します。現実的ではない期限を設定してしまうと、結局取り組むタスクが増えて業務の質や締切にも影響を及ぼします。

特にチーム全体のタスクには注意が必要で、複数人でプロジェクトを進めている場合は、一人の仕事の遅れが後続のタスクに影響することも多々あります。複数人が関わるタスクは、必ずスケジュールを逆算しながら予定を組むようにしましょう。

たとえばWEBサイト作成でデザインを担当しているのであれば、

最終確認：◯日
構築期間：◯日
デザイン：◯日

といった形でスケジュールを組んでいきます。会社や案件によってフローは異なるため、自社の体制に合わせて完了期限を設定するようにしましょう。

3-4.優先順位を決める

最後に、各タスクの優先順位をつけます。客観的に見てどのタスクの重要度が高いのか、またはすぐに取り掛からなければいけないのか、重要度と緊急度で判断します。

ToDoリストの中にチームで進めるタスクがあれば、上司や周囲のメンバーとも優先順を共有し、チーム間で認識齟齬が生じないようにしておきましょう。

4.ToDoリスト活用時のポイント

ToDoリストを活用する上で重要なのは継続することです。リストを作っても数日でやめてしまっては意味がありません。そこで、継続してToDoリストを活用するための3つのポイントをご紹介します。

4-1.目につく場所に置く

ToDoリストは、課されたタスクを都度確認するためのものです。作業中に自然と目に入る場所においたり、スマートフォンをはじめ日常的によく使うツールの中で管理したりして、リストを確認する習慣をつけます。

メモ帳なら作業机の端においたり、付箋であればパソコン画面付近に貼るのもいいでしょう。また、アプリならリマインダー機能で定期的に画面表示させることも可能です。各自の仕事スタイルに合わせて習慣化しやすい仕組みを作りましょう。

4-2.適度にリストを見直す

タスクの中には、会社やクライアント都合で締切が延伸し、重要度が変更になるものもあります。定期的にToDoリストを見直し、状況に応じて修正するようにしましょう。

ToDoリストの見直しは、タスクの重要度に変更が生じたときや、仕事終わり、週次や月次などのタイミングで行うのが最適です。これは、改めてタスクの整理を行うとともに、最適なToDoリストの運用方法を検討する機会にもなります。

4-3.ツール、アプリを使用する

ToDoリストを運用する際、アプリやツールを使用するのもおすすめです。アプリやツールを活用すれば、出張や移動の合間に生まれたToDoもすぐにスマートフォン等から書き込むことができます。

また、パソコン内のツールであれば容易に色分けや修正などのカスタマイズもできます。使いやすいようにToDoリストを変更できるのは、ツールやアプリの強みです。

次章では、ToDoリストに役立つおすすめのツールとアプリを3つ紹介します。

5.ToDoリストの管理に役立つおすすめアプリ３選

ToDoリストの管理に便利なツール・アプリを３つご紹介します。いずれもクラウド経由でデータを保存でき、ブラウザから閲覧・更新が可能。デバイスフリーで活用できます。
気になるアプリがあれば、ぜひ試してみてください。

また、下記の記事では人気のタスク管理アプリをより詳細にご紹介しています。ぜひチェックしてくださいね。

多忙なビジネスマン必見！人気のToDoリストアプリ・タスク管理アプリを9つご紹介！

【2024最新】人気のToDoリストアプリ・タスク管理アプリ9選！

Google ToDoリスト

Google ToDoリストは、タスクの作成、日時設定、リマインド機能のみが備わった、シンプルな設計が魅力のツールです。
Gmail、Google カレンダー、Google Chatなど、Googleの他ツールとも連携できるため、普段Googleアプリケーションを使用しているビジネスパーソンに特におすすめのツールです。

Google ToDo リストの使い方を詳しくご紹介！

Google ToDo リストでタスク管理をする方法～Google カレンダー・Gmail・Google Chatとの連携方法も紹介～

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Trello（トレロ）

Trello（トレロ）は、直感的な操作がしやすいアプリです。タスクをかんばん方式（ドラッグ&ドロップ）で移動でき、ジャンルやカテゴリごとに整理しやすいのがポイントです。
タスクは無制限に追加でき共有機能も備わっているので、個人はもちろんチームでタスクを細かく管理したい方にもおすすめ。Googleドライブとの連携もでき、添付ファイルもそのままアプリ内で確認することが可能です。

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Notion（ノーション）

Notion（ノーション）は、あらゆる情報を一元管理できるアプリです。ToDoリストだけでなく、ドキュメントの作成やプロジェクト管理もできるなど自由度の高さが魅力です。クリエイターが作成した10,000件以上の豊富なテンプレートも用意されていて、ゼロからページを作成する手間なく効率的に利用できます。

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