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初心者でも簡単!Notionでタスクを管理する方法!

初心者でも簡単!Notionでタスクを管理する方法!

機能が豊富で、様々なビジネスシーンにも役立つNotion。もちろんタスク管理にも使えますが、慣れるまでのハードルが高いと感じる方も多いのではないでしょうか。

今回は、Notion初心者にも分かりやすく、テンプレートを活用してタスク管理する方法を紹介します!

目次

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    1. タスク管理をNotionで行うメリット

    1-1. タスク情報に複数の情報を紐付けて管理できる

    タスクを進める際には、タスクに関する資料やアプリケーション、スケジュール表など、様々な情報を把握しながら、適切に業務を処理していくことが求められます。

    Notion上では、一つのタスクに対して複数の情報を紐づけることができるため、ツールごとに分かれがちなタスクの情報の管理も簡単です。

    スケジュールやタスクの詳細、必要な情報のすべてをまとめてNotionで管理することで、複数のビジネスツールを同時に使用する必要がなくなります。

    1-2.使いやすいようにカスタマイズできる

    デフォルトの設定から変更できる項目が多く、カスタマイズできる自由度が高いのもNotionでタスク管理をするメリットの一つです。

    各タスクに設定できるチェックボックスや進行状況を示すステータスも、自由に項目を作成できます。

    また、タスクを閲覧するビューも数種類の中から選択可能です。リストやボード、カレンダー、タイムラインのほか、それぞれのタスクに設定した画像で表示するギャラリー形式といったビューもあります。

    使いやすさや使用シーンに応じて表示する項目やビューを変えられますから、効率的にタスク管理を行うことができるでしょう。

    1-3. チームでの共有が可能

    プロジェクトを進める中で、メンバーのタスク進捗具合の把握や情報の共有ができることもタスク管理ツールに求められる機能の一つです。

    しかし、様々なビジネスツールを同時に利用していると、新しいメンバーが参加するたびにツールの登録作業や招待コードの発行など、非常に手間がかかってしまいます。

    その点、Notionであれば、ワークスペースを共有するだけでメンバーに情報を共有することが可能です。また、メンバーの中でも編集権限を4段階から選択できるため、状況に応じて調整できるので便利です。

    2. テンプレートを活用したタスク管理の方法

    ここからはNotion公式テンプレートの「プロジェクト&タスク」を使用したタスク管理の例をご紹介します。

    Notionのテンプレートは、https://www.notion.so/ja/templatesから探すことができます。

    検索バーに「プロジェクト&タスク」と打ち込み検索すると、選択画面に移行しますので、「テンプレートを入手」をタップしましょう。

    digiup263_02_TaskManagement_Notion.pngテンプレートの格納先を選択したら準備完了です。

    「プロジェクト&タスク」のテンプレートには、すでに「プロジェクト」と「タスク」の2つのデータベースが作成されています。

    digiup263_03_TaskManagement_Notion.png

    すべてのタスクが「タスク」のデータベースに、すべてのプロジェクトが「プロジェクト」のデータベースに集約されます。

    この2つのデータベースはリレーションプロパティによって関連付けされており、新規にタスクを追加する際にプロジェクト名を入力することで、各タスクをプロジェクトに紐づけることができます。

    また、ビューの切り替え、フィルターや並べ替えを活用することで、みたい情報を自由に表示・カスタマイズできるのは、タスク管理をする上で非常に便利です。

    ここからは、タスク管理で役立つNotionの機能を解説していきます。

    以下4つのシーンで使える作成方法になります。それぞれ見ていきましょう。

    • プロジェクト管理
    • タスク管理
    • スケジュール管理
    • ToDoリスト

    2-1.プロジェクト管理

    まずはプロジェクト管理についてです。

    プロジェクトを新たに作りたい場合は、 「+新規プロジェクト」からプロジェクト情報を入力します。

    digiup263_04_TaskManagement_Notion.png

    ここでは「新規プロジェクト」として作成するものとします。

    digiup263_05_TaskManagement_Notion.png

    2-2.タスク管理

    次にタスク管理についてです。

    digiup263_06_TaskManagement_Notion.png

    タスクを新規追加したい時は、「+新規タスク」から項目を追加し、セルにカーソルを移動し「開く」ボタンからタスクの詳細情報を入力します。

    digiup263_07_TaskManagement_Notion.png

    先ほど新規に追加したプロジェクト「新規プロジェクト」も、タスク追加時に設定できるようになっています。

    digiup263_08_TaskManagement_Notion.png

    テンプレートには、すでに例としてタスクが記載されています。各タスクにはステータスや期限、優先度なども必要に応じて設定でき、進行中のタスクは全て一元管理が可能です。

    digiup263_09_TaskManagement_Notion.png

    また、タスク管理ページのビューを適宜変更できることもNotionでタスク管理を行う魅力です。タスクはプロジェクト別に表示するほか、ボードやタイムラインなどのビューにもワンクリックで変えられます。

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    新規ビューを追加する場合には、「+」ボタンを押した後、「担当者別」「カレンダー」などの絞り込み条件を選択してください。「空のビュー」を選択することで、自分好みのビューを作成することもできます。

    導入当初は、自由度の高さから少し戸惑いがあるかもしれませんが、テンプレートからスタートすれば比較的スムーズにタスク管理を開始できるのでおすすめです。

    2-3.スケジュール管理

    ご紹介した通り、Notionでは優先度や納期、タグなどの「プロパティ」を自由に設定し、その内容に応じてタスクの並べ替えが可能です。

    digiup263_13_TaskManagement_Notion.png

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    デフォルトではタスクのステータスとして未着手、修正中、進行中、完了、アーカイブが設定されています。ステータスは「プロパティの編集」で編集することも新規に追加することも可能です。

    digiup263_15_TaskManagement_Notion.png

    また、「タイムライン」ビューを選択すると、各タスクの納期や対応期間も一目で把握可能です。プロジェクトやチーム全体の進捗・今後の流れを見たいときにおすすめです。

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    2-4.ToDoリスト

    タスク漏れの防止には、タスク一覧ページからフィルターで担当者を自分に絞ることでToDoリストとして使えます。

    digiup263_17_TaskManagement_Notion.png

    各タスクは、ドラッグ&ドロップで簡単に移動できるので、優先度や納期が同じタスクであっても、自分の中で着手したい順番に並べ替えることもできます。

    3. 初心者でも効率的にタスク管理を行うためのポイント

    3-1. テンプレをうまく活用する

    Notionには用途に応じて数多くのテンプレートが用意されています。

    まずは既存のテンプレートをベースに適宜必要な項目を追加していくことで、比較的簡単にタスク管理を始めることができるでしょう。

    digiup263_18_TaskManagement_Notion.png

    3-2. ビューのカスタマイズ

    ビューを使いやすいようにカスタマイズすることで、より効率的にタスク管理を行うことができます。

    例えば、タスク登録時にフィルター機能の絞り込みを想定して項目を設定することで、数多くのタスクの中からでも、探しているものを簡単に見つけることが可能です。タスクに「優先度」の項目を設けておけば、優先度の高い順に並び替えられ、取り組む順番を間違うこともありません。

    4. まとめ

    今回は、初心者でも簡単にNotionでタスク管理ができる方法を紹介しました。

    Notionは、ビューやタスク設定時の項目の自由度など、カスタマイズできる幅が大きい分、最初のうちは操作に戸惑ってしまう場合もあるかもしれません。

    本記事で紹介した方法が、タスク管理時の参考になれば幸いです。

    また、必要な情報が紙の書類の場合、ScanSnapでデータ化すればNotion内で管理できるようになります。ぜひこちらの記事もチェックしてみてくださいね。

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