小規模店舗では、仕入れ伝票や納品書、注文メモなど、多くの情報が紙で発生します。
しかし忙しい現場では、これらを整理・入力する時間を確保するのは簡単ではありません。

今回ご紹介する青果店では、ScanSnapを活用して紙情報をその場でデジタル化。
現場は「スキャンするだけ」。
整理や分析はバックオフィスが担当する運用により、無理なく情報活用を実現しています。

紙の伝票が集まる青果店の現場課題

今回ご紹介する「野菜のヤマヤマ」は、町のちいさな青果店。
レストラン経営や店舗内装業を営む株式会社GERが「仕入れまで一本化して飲食店を応援したい」との想いのもとに立ち上げた青果部門で、挑戦的な低価格での配達と店頭販売が特徴です。

できるだけ初期費用を抑え、スタッフが無理なく使えるよう、レジはシンプルで機能の少ないものを選びました。
そのため、売上データのデジタル出力はできません。
仕入れに関しても、市場や業者から日々届く伝票はすべて紙。さらに、お客様からの注文は配達時に手書きメモを渡されたり、FAXで届くことも珍しくありません。

こうした環境では、情報は自然と紙に集約されていきます。
ただ、その紙情報をていねいに整理しようとすると、それ自体がひとつの仕事になってしまう。
忙しい現場では "整理のための時間"を確保することがいちばん難しいのです。

実際、朝は市場での仕入れから始まり、仕分け、店頭販売、配達と、スタッフは一日中動き続けており、事務作業に向き合うタイミングはほとんどありません。
だからこそ、この現場で求められていたのは、「きれいに管理する仕組み」ではなく、「何も考えなくても回る仕組み」でした。

青果店に集まる情報は、すべて"流れていく紙"

青果店の現場で扱う情報は、種類も頻度も多岐にわたります。

市場での仕入れ伝票には、その日の相場が反映されており、同じ野菜でも日によって価格が変わります。
業者からの納品書や請求書も、後から確認するためには欠かせないものです。

店頭では、レジから出るレシートが売上の唯一の記録になります。
こうした紙は、サイズも様式もバラバラ。必要な情報なのに、時間が経つにつれて"ただの紙の山"になっていきます。
箱に入れたり、クリップでまとめたりしても、あとで必要なものを探し出すのは意外と大変です。

しかも、現場で触る紙は汚れやすく、ヨレてしまうことも多い。
結果として、「あるはずなのに見つからない」「読めない」、活用できない情報になってしまうのです。

さらにこの青果店では、スタッフの多くがデジタルに強いわけではありません。
スマートフォンの操作はできても、PCでの入力やデータ整理までは難しい。

そのため、無理にデジタルツールを使ってもらおうとしても、かえって現場の負担になってしまいます。

実際に、最初にGoogle スプレッドシートにスマホで入力できるフォーマットを作り、そこに入力してくださいとお願いした時は「無理！」の一言をいただき、一度も運用されないまま終了しました。

ScanSnapで「まずスキャンする」運用を導入

そこで導入したのが、コンパクトで持ち運びやすいScanSnap iX110です。

店舗内だけでなく、さまざまな場所で紙情報をデジタル化できる点が、この現場の運用に適していました。
現場での使い方はとてもシンプルで、「紙はすべて、とりあえずスキャンする」というルールだけを決めています。

ScanSnap iX110

市場から戻ったタイミングで、持ち帰ってきた伝票をまとめてスキャンする。
店頭で受けた注文メモも、その場でスキャンする。
FAXで届いた紙も、そのまま取り込んでしまう。

スキャン設定を変えたり、分類したり、名前をつけたりといった作業は一切しません。
スタッフのスマホにScanSnap Homeをインストールし、スキャンデータはすべてGoogle ドライブに保存できるようにあらかじめ設定していますが、現場のスタッフは意識していません。
データの保存先や管理を意識する必要なく、スキャン作業に集中できています。

現場の作業としては起動して、紙を差し込み、スキャンボタンを押すだけ。
数秒で終わるので、忙しい合間でも無理なく続けることができます。

この「1枚でもいいからその場でスキャンする」という習慣が定着すると、紙情報はその場でデジタルデータに置き換わり、"溜まらない状態"をつくることができます。

とにかく「1枚でもいいからその場でスキャンする」

スキャン後の整理はバックオフィスへ。役割分担で効率化

スキャンしたデータを見るのは、バックオフィスの経理担当です。

現場のスタッフは「スキャンするだけ」で、それ以上のことはしない。
デジタルに不慣れなスタッフに無理をさせないための割り切りです。

ScanSnap経由で受け取ったデータは、経理担当がGeminiを使って整理します。
伝票であれば、日付や品目、単価や数量といった情報を読み取って一覧化する。
手書きの注文メモやFAXも、スプレッドシートに転記できます。

日々の仕入れ伝票を積み重ねていけば、価格の変動を追うことができますし、どのタイミングでどの野菜が高騰しているかといった傾向も見えてきます。
お客様からの注文履歴も蓄積されることで、リピートの傾向や人気商品が把握できるようになり、現場にフィードバックできます。

思い切って現場とバックオフィスで役割を分けることで、全体として無理のない流れができあがります。
現場は手を止めずに済み、苦手な入力作業やアプリ操作はしないで済み、経理は必要な形でデータを受け取れる。
スキャナーとクラウドの活用で、どちらにとってもストレスの少ない仕組みを作ることができました。

まとめ

レジがデジタル化されていなくても、紙の伝票が中心でも、スタッフがPC操作に慣れていなくても、やり方次第で情報管理はしっかり回ります。

この青果店では、「スキャンして、まとめて渡す」というシンプルな仕組みをつくることで、現場の負担を増やさずに情報を扱えるようになりました。
無理にツールを使うのではなく、現場に合った形に落とし込むことが大切なのだと感じます。

DXの第一歩は、まず紙情報を確実に取り込むことです。
ScanSnapを活用すれば、現場の負担を増やさずに情報資産を蓄積できます。

紙中心の業務が残る小規模事業者でも、「まずスキャンする」運用から始めることで、将来的なデータ活用やAI活用への道筋ができていくはずです。

■取材協力
野菜のヤマヤマ

ScanSnap iX110

USB Type-Cポート搭載。バッテリー・Wi-Fiを搭載しながら、わずか400gのコンパクトボディ。場所を選ばず原稿を電子化でき、手軽に情報の保管や共有が可能。

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