Возврат расходов за командировку

Сканирование чеков и их сохранение как файлов PDF. Сумма на чеках будет извлечена автоматически, и вы сможете легко ее скопировать при возврате расходов на командировку.

Обзор изображения

В данном разделе описывается процесс сканирования квитанций, полученных во время командировки, и процесс распознания суммы (текста) на них в качестве информации о содержимом для возврата командировочных расходов.

Чеки можно сканировать с помощью ScanSnap путем вставки двух чеков за раз или путем вставки следующего документа, в то время как первый документ еще сканируется. Эти способы сканирования называются двойным сканированием. Процедура ниже показывает пример вставки двух чеков в ScanSnap одновременно. Для получения подробной информации о двойном сканировании смотрите Сканирование документов путем вставки двух документов одновременно или путем вставки следующего документа во время сканирования текущего документа.

СОВЕТ

При сканировании сложенных или свернутых документов малого размера, таких как квитанции, рекомендуется сканировать их по очереди.

Задание [Сканирование вручную] для [Настройка режима подачи] на сенсорной панели ScanSnap предотвращает застревание бумаги, поэтому документы не будут повреждены при сканировании. Для получения подробной информации смотрите Сканирование сложенных или свернутых документов, таких как чеки, по очереди.

Подготовьте документы для сканирования при помощи ScanSnap.

Подготовьте чеки, полученные в командировке.
Откройте лоток бумаги АПД (крышка) на ScanSnap для включения питания. Удерживайте правую сторону лотка бумаги АПД (крышка) ScanSnap, затем откройте его или нажмите кнопку [Scan] для включения. Откройте подающую направляющую ScanSnap для включения питания.
Удерживайте правую сторону лотка бумаги АПД (крышка) на ScanSnap, а затем откройте ее, чтобы включить устройство.

Откройте лоток АПД (крышка) полностью, чтобы кнопка [Scan] загорелась синим.

Если лоток бумаги АПД (крышка) открыт, удлинитель поднимется автоматически.
Откройте лоток бумаги АПД (крышка) на ScanSnap для включения питания. Удерживайте правую сторону лотка бумаги АПД (крышка) ScanSnap, затем откройте его или нажмите кнопку [Scan] для включения. Откройте подающую направляющую ScanSnap для включения питания.
Нажмите кнопку [Scan] или кнопку [Stop] на ScanSnap для включения питания.
Подготовьте профиль в ScanSnap Home.
1. Нажмите кнопку [Scan] вверху Основное окно ScanSnap Home для отображения Окно сканирования.
  
  Windows
  
  Если основное окно не отображается, смотрите Отображение главного окна.
  
  Mac OS
  
  Если основное окно не отображается, нажмите значок [ScanSnap Home] в списке приложений, отображающемся при нажатии панели запуска на док-станции.
2. Нажмите для отображения Окно [Добавить новый профиль].
3. Выберите [Командировочные расходы] в списке шаблонов.
  
  Windows
  По умолчанию изображения, созданные из сканированного документа, будут сохраняться в папке [Командировка].
  
  При изменении места назначения для сохранения сканированных изображений на новое место назначения для сохранения задайте новое место назначения для сохранения в пункте [Сохранить в] в [Опции управления].
  
  При необходимости измените другие настройки сканирования.
  
  Mac OS
  По умолчанию изображения, созданные из сканированного документа, будут сохраняться в папке [ScanSnap Home].
  
  При изменении места назначения для сохранения сканированных изображений на новое место назначения для сохранения задайте новое место назначения для сохранения в пункте [Сохранить в] в [Опции управления].
  
  При необходимости измените другие настройки сканирования.
4. Нажмите кнопку [Добавить], чтобы добавить этот профиль в список профилей в окне сканирования.
СОВЕТ
- Валюта чеков автоматически считывается по месту использования компьютера (информация о стране и регионе).
- Для изменения валюты и соответствующих элементов в чеке смотрите Задание языка распознания текста для каждого типа документа.
На главном экране на сенсорной панели выберите профиль, добавленный в шаге 3, из списка профилей.
Убедитесь, что профиль, добавленный в шаге 3, выбран в списке профилей в окне сканирования.
Сканируйте документы при помощи ScanSnap.

В данном разделе описывается выполнение сканирования с помощью направляющей чеков, которая удобна для загрузки нескольких чеков в ScanSnap одновременно.

Загрузите несколько чеков различной ширины и длины в ScanSnap и сканируйте их одновременно.

В этом шаге вставьте два чека в ScanSnap и сканируйте их одновременно.

В этом шаге поместите несколько чеков в ScanSnap и сканируйте их одновременно.
1. Поместите фоновую подкладку в передней стороне ScanSnap.
  Поместите фоновую подкладку так, чтобы она плотно прилегала к ScanSnap.
2. Поместите документы в область сканирования ScanSnap.
3. Нажмите кнопку [Scan] для начала сканирования документа.
  Для продолжения сканирования поместите следующий документ для сканирования и нажмите кнопку [Scan].
  ВНИМАНИЕ
  Не закрывайте белые листы на ScanSnap руками или другими предметами при сканировании документов. Воспроизводство цвета сканированных изображений будет затронуто.
  
  Не трясите стол, когда ScanSnap используется, или перемещайте документы во время их сканирования. Выполнение данного действия может исказить сканированное изображение или размыть цвет.
  СОВЕТ
  Временный режим позволяет сканировать документы автоматически без нажатия кнопки [Scan]. Для получения подробной информации смотрите Сканирование документов, используя временный режим.
4. Нажмите кнопку [Stop] для завершения сканирования документов.
5. Выберите способ сохранения сканированных изображений в окне [ScanSnap Home - Сканирование изображения и сохранение файла] в ScanSnap Home.
  Windows
  Выберите [Обработайте и сохраните изображения обычного документа как есть], затем нажмите кнопку [Сохранить данное изображение].
  
  Mac OS
  Выберите [Плоский], а затем нажмите кнопку [Сохранить данное изображение].
  СОВЕТ
  Нажмите кнопку [Проверить/Корректировать] в окне [ScanSnap Home - Сканирование изображения и сохранение файла] для корректировки сканированного изображения.
  
  Для получения подробной информации смотрите следующее:
  
  Исправление ориентации документа
  
  Изменение области обрезки документа
  
  Заполнение захваченных пальцев в сканированном изображении документа
6. Вытяните удлинитель и укладчик на лотке бумаги АПД (крышка).
7. Вытяните укладчик на себя.
8. Вытяните удлинитель.
9. Установите направляющую чеков.
  
  Для получения подробной информации смотрите Установка направляющей чеков.
10. Загрузите чеки в лоток бумаги АПД (крышка).
  
  Загрузите чеки согласно ширине направляющих на направляющей чеков.
  
  Загрузите чеки лицевой стороной вниз и верхним краем вперед с оборотной стороной, направленной вверх.
11. Вытяните удлинитель на лотке бумаги АПД (крышка) и откройте укладчик.
12. Выровняйте ведущий край с центром документов.
13. Загрузите документы по центру лотка бумаги АПД (крышка).
  
  Загрузите все документы друг над другом над подбирающим валиком (центр). Документы, которые не загружены над подбирающим валиком, не могут быть поданы.
  
  Загрузите все документы друг над другом над подбирающим валиком (центр). Документы, которые не загружены над подбирающим валиком, не могут быть поданы.
  ВНИМАНИЕ
  Также отрегулируйте боковые направляющие по ширине самого широкого документа в стопке. Загрузите другие документы так, чтобы они были сканированы прямо. Если документы перекашиваются во время сканирования, могут произойти следующие проблемы:
  
  Часть изображения отсутствует
  
  Наклонные линии отображаются в сканированном изображении
  
  Несовпадение размера сканированного изображения с размером документа
14. Вставьте документы прямо в секцию подачи ScanSnap стороной сканирования вверх.
  Вставьте каждый документ в центр левой половины и в центр правой половины секции подачи на расстоянии минимум 10 мм друг от друга. Убедитесь, что документ подан в ScanSnap и крепко удерживается.
  СОВЕТ
  Если требуется вывести документы из передней части ScanSnap, или когда недостаточно пространства, где документы выходят из ScanSnap, откройте выводящую направляющую.
  
  Способ вывода документов различается, как показано ниже, в зависимости от открытия или закрытия выводящей направляющей.
  
  С закрытой выводящей направляющей
  
  С открытой выводящей направляющей
15. Нажмите кнопку [Scan]. Нажмите кнопку [Scan].
16. Нажмите кнопку [Scan/Stop] для начала сканирования документа.
  
  Чтобы продолжить сканирование, вставьте следующий документ для сканирования. После вставки документа сканирование начнется автоматически.
17. Нажмите кнопку [Scan/Stop] для завершения сканирования документов.
  ВНИМАНИЕ
  Используйте двойное сканирование, чтобы сканировать документ в пределах следующих диапазонов. Если один из следующих диапазонов превышен, произойдет ошибка длины, и часть документа может не отобразится на сканированном изображении.
  
  Длина документа для сканирования
  
  863 мм (355,6 мм, когда выбрано [Превосходно] для качества изображения в настройках сканирования)
  
  Число документов для сканирования
  
  20 листов
  
  При продолжении сканирования путем установки нового документа во время сканирования текущего кнопка [Scan/Stop] будет мигать более быстро, если длина сканирования превышает 650 мм. В таком случае, дождитесь завершения сканирования, не вставляя новых документов. После завершения сканирования вставьте новый документ. Следующее сканирование начнется автоматически.
Выберите [Информация о квитанции] в записях данных содержимого квитанций, отсканированных с помощью ScanSnap Home.
1. Если папка, заданная как место назначения для сохранения, выбрана в окне списка папок в основном окне ScanSnap Home, записи данных содержимого, созданные из отсканированных квитанций, отобразятся в списке записей данных содержимого.
2. При выборе записи данных содержимого, созданного из отсканированного чека, отобразится сумма в [Информация о квитанции] в Окно записей данных содержимого.

Сумма на чеке, отсканированного с помощью ScanSnap Home, будет распознана как текст. Поэтому ее можно копировать и вставлять в другие приложения.

Информацию о содержимом, которая включает сумму на квитанции, можно экспортировать в формате CSV. Поэтому ее можно использовать в других приложениях.

В меню [Информация о квитанции] в записи данных содержимого сканированного чека сумма на чеке будет выведена как данные в формате CSV.

Возврат расходов за командировку

Смотрите также