Skanuj rachunki i zapisuj je jako pliki PDF. Kwota podana na rachunkach jest automatycznie wyodrębniania tak, aby z łatwością można było ją skopiować podczas żądania zwrotu wydatków.
W tej części opisano sposób skanowania rachunków zebranych podczas podróży służbowej i rozpoznawania kwoty (tekst) na rachunkach w formie informacje dotyczące zawartości w celu żądania zwrotu wydatków związanych z podróżą służbową.
Rachunki można skanować za pomocą skanera ScanSnap, umieszczając dwa rachunki jednocześnie lub umieszczając następny dokument podczas skanowania bieżącego. Te metody skanowania określa się mianem skanowania podwójnego. Poniższa procedura przedstawia przykład umieszczania jednocześnie dwóch rachunków w skanerze ScanSnap. Aby poznać szczegóły dotyczące skanowania podwójnego, zapoznaj się z Skanowanie dokumentów, umieszczając dwa dokumenty jednocześnie lub umieszczając następny dokument podczas skanowania bieżącego.
WSKAZÓWKA
Podczas skanowania dokumentów o małych rozmiarach, które się składają lub zwijają, jak na przykład rachunki, zaleca się skanowanie ich jednego po drugim.
Przygotuj dokumenty do skanowania za pomocą skanera ScanSnap.
Przygotuj rachunki, które otrzymałeś podczas podróży służbowej.
Otwórz podajnik papieru ADF (pokrywa) skanera ScanSnap, aby włączyć zasilanie. Przytrzymaj prawą stronę podajnika papieru ADF (pokrywa) skanera ScanSnap, a następnie otwórz go lub naciśnij przycisk [Scan], aby go włączyć. Otwórz prowadnicę podajnika skanera ScanSnap, aby włączyć zasilanie.
Przytrzymaj prawą stronę podajnika papieru ADF (pokrywa) skanera ScanSnap, a następnie otwórz go, aby go włączyć.
Otwórz całkowicie podajnik papieru ADF (pokrywa), aby przycisk [Scan] zaświecił się na niebiesko.
Kiedy podajnik papieru ADF (pokrywa) jest otwarty, przedłużenie wysunie się automatycznie.
Otwórz podajnik papieru ADF (pokrywa) skanera ScanSnap, aby włączyć zasilanie. Przytrzymaj prawą stronę podajnika papieru ADF (pokrywa) skanera ScanSnap, a następnie otwórz go lub naciśnij przycisk [Scan], aby go włączyć. Otwórz prowadnicę podajnika skanera ScanSnap, aby włączyć zasilanie.
Naciśnij przycisk [Scan] lub [Stop] na skanerze ScanSnap, aby włączyć zasilanie.
Wybierz [Wydatki na podróże służbowe] z listy szablonów.
Domyślnie, obrazy tworzone z zeskanowanego dokumentu są zapisywane w folderze [Podróż służbowa].
W przypadku zmiany miejsca docelowego zapisu dla zeskanowanych obrazów na nowe, podaj nowe miejsce docelowe zapisu w [Zapisz do] w [Zarządzanie opcjami].
W razie potrzeby zmień inne ustawienia skanowania.
Domyślnie, obrazy tworzone z zeskanowanego dokumentu są zapisywane w folderze [ScanSnap Home].
W przypadku zmiany miejsca docelowego zapisu dla zeskanowanych obrazów na nowe, podaj nowe miejsce docelowe zapisu w [Zapisz do] w [Zarządzanie opcjami].
W razie potrzeby zmień inne ustawienia skanowania.
Kliknij przycisk [Dodaj], aby dodać ten profil do listy profili w oknie skanowania.
WSKAZÓWKA
Waluta podana na rachunkach jest automatycznie pobierana z ustawień regionalnych (informacje o kraju i regionie) Twojego komputera.
Na ekranie głównym panelu dotykowego wybierz profil dodany w kroku 3 z listy profili.
Sprawdź, czy dodany profil w kroku 3 jest zaznaczony na liście profili w oknie skanowania.
Skanuj dokumenty za pomocą ScanSnap.
W tej części opisano procedurę skanowania za pomocą prowadnicy rachunków, która jest przydatna w przypadku ładowania jednocześnie wielu rachunków do skanera ScanSnap.
Załaduj wiele rachunków o różnej szerokości i długości do skanera ScanSnap i skanuj je jednocześnie.
W tym kroku włóż dwa rachunki do skanera ScanSnap i zeskanuj je jednocześnie.
W tym kroku włóż kilka rachunków do skanera ScanSnap i zeskanuj je jednocześnie.
Umieść podkładkę na przedzie skanera ScanSnap.
Umieść podkładkę tak, aby stykała się ze skanerem ScanSnap.
Umieść dokumenty w obszarze skanowania skanera ScanSnap.
Naciśnij przycisk [Scan], aby rozpocząć skanowanie dokumentu.
Aby kontynuować skanowanie, umieść następny dokument do skanowania i naciśnij przycisk [Scan].
UWAGA
Podczas skanowania dokumentów nie zakrywaj białych arkuszy na skanerze ScanSnap rękoma ani żadnym przedmiotem. Odtwarzalność kolorów skanowanych obrazów może ulec naruszeniu.
Nie potrząsaj stołem ani biurkiem podczas korzystania ze skanera ScanSnap, ani nie poruszaj dokumentami podczas ich skanowania. Takie działanie może zniekształcić obraz lub spowodować rozmycie koloru.
Załaduj rachunki do podajnika papieru ADF (pokrywa).
Załaduj rachunki zgodnie z szerokością prowadnic w prowadnicy rachunków.
Załaduj rachunki zadrukowaną stroną do dołu i górną częścią do przodu, a tylną skierowaną w Twoją stronę.
Wysuń przedłużenie na podajniku papieru ADF (pokrywa) i otwórz zasobnik.
Dopasuj krawędź prowadzącą do środkowych części dokumentów.
Załaduj dokumenty na środku podajnika papieru ADF (pokrywa).
Załaduj dokumenty jeden na drugim nad rolką pobierającą (środek). Dokumenty, które nie zostaną załadowane nad rolką pobierającą, nie będą wsunięte.
Załaduj dokumenty jeden na drugim nad rolką pobierającą (środek). Dokumenty, które nie zostaną załadowane nad rolką pobierającą, nie będą wsunięte.
UWAGA
Ponadto, dopasuj prowadnice boczne do najszerszego dokumentu w załadowanej partii. Załaduj pozostałe dokumenty tak, aby były skanowane w linii prostej. Jeśli podczas skanowania dokumenty ulegną przekrzywieniu, mogą wystąpić następujące problemy:
Może brakować części zeskanowanego obrazu
W zeskanowanym obrazie wystąpią przekrzywione linie
Rozmiar zeskanowanego dokumentu będzie się różnić od rozmiaru oryginału
Włóż dokumenty prosto do sekcji podawania skanera ScanSnap, stroną skanowania skierowaną do góry.
Ułóż każdy dokument na środku lewej połowy i na środku prawej połowy sekcji podawania, w odległości co najmniej 10 mm (0,39 in.) od siebie. Upewnij się, że dokument został wprowadzony do skanera ScanSnap i że jest prawidłowo przytrzymywany.
WSKAZÓWKA
Jeśli chcesz, aby dokument został wysunięty z przodu skanera ScanSnap lub, gdy nie ma dosyć miejsca od strony wyjścia dokumentu ze skanera ScanSnap, otwórz prowadnicę wyjściową.
To, w jaki sposób dokumenty są wysuwane, zależy od tego, czy prowadnica wyjściowa jest otwarta, czy zamknięta.
Naciśnij przycisk [Scan/Stop], aby rozpocząć skanowanie dokumentu.
Aby kontynuować skanowanie, włóż kolejny dokument do skanowania. Skanowanie rozpocznie się automatycznie po włożeniu dokumentu.
Naciśnij przycisk [Scan/Stop], aby zakończyć skanowanie dokumentów.
UWAGA
Użyj opcji skanowania podwójnego, aby zeskanować dokument w następujących zakresach. Jeśli jeden z następujących zakresów zostanie przekroczony, wystąpi błąd długości i na zeskanowanym obrazie może zabraknąć części dokumentu.
Długość dokumentu, jaka może zostać zeskanowana
863 mm (34 in.) (355,6 mm (14 in.) jeśli w ustawieniach jakości obrazu wybrano opcję [Doskonała])
Liczba możliwych do zeskanowania dokumentów
20 arkuszy
Jeśli podczas bieżącego skanowania kontynuujesz skanowanie, umieszczając następny dokument, przycisk [Scan/Stop] zacznie migać szybciej jeśli długość skanowania przekroczy 650 mm (26 in.). W takim wypadku odczekaj do zakończenia skanowania, nie umieszczając w podajniku kolejnych dokumentów. Po zakończeniu skanowania włóż następny dokument. Kolejne skanowanie rozpocznie się automatycznie.
Sprawdź [Informacje dotyczące rachunku] w rekordach danych zawartości rachunków, które zeskanowałeś za pomocą aplikacji ScanSnap Home.
Po wybraniu określonego przez Ciebie folderu miejsca docelowego zapisu na liście folderów w oknie głównym oprogramowania ScanSnap Home zostaną wyświetlone rekordy danych zawartości utworzone z zeskanowanych rachunków w widoku listy rekordów danych zawartości.
Wybór rekordu danych zawartości utworzonego z rachunku, który zeskanowałeś, spowoduje wyświetlenie kwoty w [Informacje dotyczące rachunku] w Widok rekordu danych zawartości.
Kwota na zeskanowanym rachunku za pomocą aplikacji ScanSnap Home jest odczytywana w formie tekstu. Dlatego można ją skopiować i wkleić do innych aplikacji.
Informacje dotyczące zawartości zawierające kwotę podaną na rachunku można uzyskać w pliku formatu CSV. Dlatego można ich używać do innych aplikacji.
W [Informacje dotyczące rachunku] w rekordzie danych zawartości zeskanowanego rachunku, kwota podana na rachunku jest uzyskiwana jako dane rachunku w formacie CSV.