そんなときにScanSnapがあれば、「いつか見返すことがあるか否か」ではなく、「もし必要になったときに原本が必要か否か」で判断できます。目の前の書類が「いつか必要になるか否か」を考えるのは未来予測ですから、とても難しい。それに対して、「原本保管が必要か否か」はルールですから、簡単に決められますし、原本が必要な書類はかなり少なくなります。

たとえば、製品などに付いてくる書類の中で、取扱説明書はもしかしたら使うかもしれないけど、二度と見ないかもしれない書類です。しかし保証書は万が一の時には、基本的には原本がないと意味のないものです。
なので私の場合、保証書は迷わず保管。取扱説明書は迷ったらスキャン、です。取扱説明書に保証書がくっついている場合は、断裁して全部スキャンしたあと、保証書の部分だけを保管しています。

「原本保管が必要」な保証書は、迷わず保管。
残すか捨てるか迷うものは、スキャンして捨ててしまいましょう。

取扱説明書の他にもちょっと気になるチラシ、パスワードや各種設定方法、自治体などのお知らせやルール、連絡先など必要事項が書かれたはがきなどは、とりあえずスキャンして捨てます。私は文房具関連の展示会などに行ったときにはたくさんのチラシや資料をもらってくることがありますが、それらもほとんどはその場でスキャンして捨ててしまいます。

スキャンしたものは特に細かく整理しているわけではありませんが、Evernoteに、「取扱説明書・保証書」や、「アカウント・設定」といったフォルダを作ってそこに放り込んであります。取扱説明書などはWEBで検索しても見つかる場合もありますから、このフォルダは滅多に開く事はないかもしれません。ある意味デッドストックに近いものですが、場所をとることもなく、もし必要になっても手元にあって見ることができるという安心感は、紙を捨てる勇気を持つための保険でもあります。

※パソコンではEvernoteクライアントから、オフラインであっても同期済みのノートを見ることができます。iOS端末やAndroid端末のEvernoteアプリの場合は、プレミアム会員になっていれば、オフラインでノートを見られるように設定ができます。

滅多に見ないデータになってしまっても、万一必要なときに「いつでも見られる」ことには価値があると思います。Evernoteでは、整理をしなくても検索で目的のものを探し出せるので、簡単です。

紙をスキャンしてデジタル化する行為は、保存して見返すためだけではなく、目の前のかさばる書類を捨てるためにもとても有効です。しかも速くて簡単なScanSnapをEvernoteに連携すれば、捨てるかどうするか、迷っている間にもワンプッシュでスキャンできてしまいます。最初に保管する方法さえ決めてしまえば、スキャンは迷うより簡単です。