Richiesta rimborso spese per un viaggio di lavoro

Scandire le ricevute e salvarle come file PDF. L'importo sulla ricevuta viene estratto automaticamente in modo da poter facilmente copiare l'importo quando se ne richiede il rimborso come spesa.

Immagine panoramica

Questa sezione spiega come eseguire la scansione delle ricevute ottenute durante un viaggio di lavoro e per riconoscere l'importo (testo) sulle ricevute come informazioni contenuto per richiedere il rimborso delle spese per un viaggio d'affari.

Le ricevute si possono scansionare con ScanSnap inserendo due ricevute alla volta o inserendo il documento successivo durante la scansione del documento corrente. Questi metodi di scansione sono chiamati scansioni duplici. La procedura seguente mostra un esempio di inserimento contemporaneo di due ricevute nello ScanSnap. Per dettagli sulle scansioni duplici, consultare Scansione di documenti inserendo due documenti alla volta o inserendo il documento successivo durante la scansione del documento corrente.

SUGGERIMENTO

Quando si esegue la scansione di documenti di piccole dimensioni piegati o arricciati, quali ricevute, si consiglia di eseguire la scansione dei documenti uno alla volta.

Specificando [Scansione manuale] per [Impostazione modalità feed] sul pannello a sfioramento di ScanSnap si evitano inceppamenti della carta in modo che i documenti possano essere scanditi senza alcun danno. Per i dettagli, consultare Scansione di documenti piegati o arricciati (quali ricevute) una alla volta.

Preparare i documenti da scandire con ScanSnap.

Preparare le ricevute ottenute durante un viaggio di lavoro.
Aprire lo scivolo della carta ADF (coperchio) di ScanSnap per accenderlo. Tenere il lato destro dello scivolo della carta ADF (coperchio) di ScanSnap quindi aprirlo o premere il tasto [Scan] per accenderlo. Aprire la guida di alimentazione di ScanSnap per accenderlo.
Tenere il lato destro dello scivolo della carta ADF (coperchio) di ScanSnap quindi aprirlo per accenderlo.

Aprire completamente lo scivolo della carta ADF (coperchio) in modo che il tasto [Scan] si accenda in blu.

Quando lo scivolo della carta ADF (coperchio) è aperto, l'estensione si solleverà automaticamente.
Aprire lo scivolo della carta ADF (coperchio) di ScanSnap per accenderlo. Tenere il lato destro dello scivolo della carta ADF (coperchio) di ScanSnap quindi aprirlo o premere il tasto [Scan] per accenderlo. Aprire la guida di alimentazione di ScanSnap per accenderlo.
Premere il tasto [Scan] o il tasto [Stop] di ScanSnap per accenderlo.
Preparare un profilo in ScanSnap Home.
1. Cliccare il tasto [Scan] in alto della Finestra principale di ScanSnap Home per mostrare la Finestra di scansione.
  
  Windows
  
  Se la finestra principale non è già mostrata, consultare Per mostrare la finestra principale.
  
  Mac OS
  
  Se la finestra principale non è già mostrata, cliccare l'icona [ScanSnap Home] nella lista applicazioni mostrata quando si clicca il launchpad nel dock.
2. Cliccare per visualizzare Finestra [Aggiungi nuovo profilo].
3. Selezionare [Spese viaggio di lavoro] dall'elenco dei modelli.
  
  Windows
  Per impostazione predefinita, le immagini create dal documento scandito vengono salvate nella cartella [Viaggio di lavoro].
  
  Se si modifica la destinazione per le immagini scandite in una nuova destinazione di salvataggio, specificare la nuova destinazione in [Salva in] in [Opzioni modalità gestione].
  
  Modificare le impostazioni di scansione, se necessario.
  
  Mac OS
  Per impostazione predefinita, le immagini create dal documento scandito vengono salvate nella cartella [ScanSnap Home].
  
  Se si modifica la destinazione per le immagini scandite in una nuova destinazione di salvataggio, specificare la nuova destinazione in [Salva in] in [Opzioni modalità gestione].
  
  Modificare le impostazioni di scansione, se necessario.
4. Cliccare il pulsante [Aggiungi] per aggiungere questo profilo nella finestra di scansione.
SUGGERIMENTO
- La valuta sulle ricevute L'impostazione predefinita è la valuta ottenuta automaticamente dalle impostazioni internazionali (informazioni relative a Paese e regione) del computer in uso.
- Per cambiare la valuta e gli elementi pertinenti per una ricevuta, consultare Impostazione di una lingua di riconoscimento del testo per ogni tipo di documento.
Nella schermata iniziale sul pannello a sfioramento, selezionare il profilo aggiunto nel passaggio 3 dall'elenco dei profili.
Verificare che il profilo aggiunto nel passaggio 3 sia selezionato nell'elenco dei profili nella finestra di scansione.
Scandire i documenti con ScanSnap.

Questa sezione spiega la procedura per eseguire una scansione con la Guida ricevute che è utile per caricare contemporaneamente più ricevute in ScanSnap.

Caricare più ricevute con diverse larghezze e ampiezze in ScanSnap e scansionarle contemporaneamente.

In questo passaggio, inserire più ricevute in ScanSnap e scansionarle contemporaneamente.

In questo passaggio, posizionare più ricevute in ScanSnap e scansionarle contemporaneamente.
1. Posizionare il cuscinetto di sfondo sul lato anteriore di ScanSnap.
  Posizionare il cuscinetto di sfondo in modo che sia a contratto con ScanSnap.
2. Posizionare i documenti nell'area di scansione di ScanSnap.
3. Premere il tasto [Scan] per avviare la scansione del documento.
  Per proseguire con la scansione, posizionare il documento successivo da scansionare e premere il tasto [Scan].
  ATTENZIONE
  Non coprire i fogli bianchi su ScanSnap con le mani o con qualcos'altro durante la scansione dei documenti. La riproducibilità del colore delle immagini scansionate viene influenzata.
  
  Non scuotere il tavolo o la scrivania quando ScanSnap viene utilizzato né spostare i documenti durante la scansione. Ciò potrebbe distorcere l'immagine scansionata oppure offuscare il colore.
  SUGGERIMENTO
  La modalità a tempo consente di scansionare i documenti automaticamente senza premere il tasto [Scan]. Per i dettagli, consultare Scansione di documenti con la modalità a tempo.
4. Premere il tasto [Stop] per terminare la scansione dei documenti.
5. Selezionare un metodo per salvare le immagini nella finestra [ScanSnap Home - Scansione immagine e salvataggio file] di ScanSnap Home.
  Windows
  Selezionare [Ritaglia e salva immagini di documenti piatti così come sono] e cliccare il pulsante [Salva questa immagine].
  
  Mac OS
  Selezionare [Piatto] e cliccare il pulsante [Salva questa immagine].
  SUGGERIMENTO
  Cliccare il pulsante [Controlla/Correggi] nella finestra [ScanSnap Home - Scansione immagine e salvataggio file] per correggere l'immagine scansionata.
  
  Per i dettagli, fare riferimento a quanto segue.
  
  Correzione dell'orientamento del documento
  
  Modifica dell'area di ritaglio di un documento
  
  Riempimento delle aree delle dita acquisite nell'immagine scansionata di un documento
6. Estrarre l'estensione e il vassoio dello scivolo della carta ADF (coperchio).
7. Tirare il vassoio verso di sé.
8. Estrazione dell'estensione.
9. Inserire la Guida ricevute.
  
  Per i dettagli, consultare Inserimento della Guida ricevute.
10. Caricare le ricevute sullo scivolo della carta ADF (coperchio).
  
  Caricare le ricevute in base alla larghezza delle guide sulla Guida ricevute.
  
  Caricare dalla parte superiore le ricevute rivolte verso il basso con il retro verso di sé.
11. Estrarre l'estensione dello scivolo della carta ADF (coperchio) e aprire il vassoio.
12. Allineare il bordo principale con il centro dei documenti.
13. Caricare i documenti al centro dello scivolo della carta ADF (coperchio).
  
  Caricare tutti i documenti sopra il rullo di presa (centro). I documenti che non sono caricati sopra il rullo di presa non possono essere alimentati.
  
  Caricare tutti i documenti sopra il rullo di presa (centro). I documenti che non sono caricati sopra il rullo di presa non possono essere alimentati.
  ATTENZIONE
  Infine, adattare le guide laterali alla larghezza maggiore del documento nella pila. Caricare gli altri documenti in modo che possano essere scanditi diritti. Se i documenti sono disallineati durante la scansione, possono verificarsi i problemi seguenti:
  
  parte dell'immagine scandita non è visualizzata;
  
  nell'immagine scandita si visualizzano linee inclinate;
  
  la dimensione dell'immagine scandita differisce da quella del documento;
14. Inserire i documenti diritti nella sezione di alimentazione di ScanSnap con la parte da scansionare rivolta verso l'alto.
  Inserire ciascun documento al centro della metà sinistra e al centro della metà destra della sezione di alimentazione di almeno 10 mm l'uno dall'altro. Accertarsi che il documento sia inserito in ScanSnap e tenerlo saldamente.
  SUGGERIMENTO
  Aprire la guida di uscita per espellere un documento dalla parte anteriore di ScanSnap o quando non è presente spazio sufficiente per l'uscita del documento di ScanSnap.
  
  La modalità di espulsione dei documenti è diversa a seconda che la guida di output sia aperta o chiusa.
  
  Quando la guida di uscita è chiusa
  
  Quando la guida di uscita è aperta
15. Premere il tasto [Scan]. Premere il tasto [Scan].
16. Premere il tasto [Scan/Stop] per avviare la scansione del documento.
  
  Per continuare la scansione, inserire il documento successivo da scansionare. Quando il documento è inserito, la scansione inizia automaticamente.
17. Premere il tasto [Scan/Stop] per terminare la scansione dei documenti.
  ATTENZIONE
  Utilizzare una scansione duplice per eseguire la scansione di un documento negli intervalli seguenti. Se uno degli intervalli seguenti viene superato, si verifica un errore di lunghezza e parte del documento potrebbe non viene visualizzata nell'immagine scansionata.
  
  Lunghezza di un documento che può essere scansionata.
  
  863 mm (355,6 mm) (quando è specificato [Eccellente] per la qualità immagine nelle impostazioni di scansione)
  
  Numero di documenti che può essere scansionato
  
  20 fogli
  
  Quando si continua la scansione inserendo il documento successivo durante la scansione del documento corrente, il tasto [Scan/Stop] lampeggia più rapidamente se la lunghezza di scansione supera 650 mm. In questo caso, attendere fino al completamento della scansione senza continuare a inserire altri documenti. Al termine della scansione, inserire il documento successivo. La scansione successiva viene avviata automaticamente.
Verificare le [Informazioni ricevuta] nei record dei dati dei contenuti delle ricevute scansionate con ScanSnap Home.
1. Quando la cartella che è stata specificata per la destinazione di salvataggio è selezionata nella vista elenco delle cartelle nella finestra principale di ScanSnap Home, i record dati dei contenuti creati dalle ricevute scansionate vengono visualizzati nella vista dell'elenco dei record dati contenuto.
2. Selezionando il record di dati del contenuto creato dalla ricevuta scansionata, viene visualizzato l'importo in [Informazioni ricevuta] in Vista record dati contenuto.

L'importo sulla ricevuta scansionata con ScanSnap Home viene riconosciuto come testo. Pertanto, può essere copiato e incollato in altre applicazioni.

Le informazioni contenuto che includono l'importo sulla ricevuta possono essere emesse in formato CSV. Quindi, può essere copiata e incollata con altre applicazioni.

Da [Informazioni ricevuta] nel record di dati del contenuto della ricevuta scansionata, l'importo sulla ricevuta viene emesso come dati della ricevuta in formato CSV.

Richiesta rimborso spese per un viaggio di lavoro

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